Ведение бухгалтерского учета в Excel, часть третья
Рассмотрим, как можно построить оборотную ведомость на основе информации из шахматки, описанной в предыдущей части статьи, но вначале добавим описание плана счетов, чтобы использовать названия счетов в оборотной ведомости. Переименуйте оставшийся пустым лист в План счетов и перейдите на него. Введите заголовок План счетов и заголовки столбцов Счет и Наименование. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца A и выберете во вспомогательном меню команду Формат ячеек. Откроется диалог настройки формата, в котором вы должны перейти на вкладку Число. В списке выберите Текстовый и нажмите кнопку OK. Теперь числа в первом столбце будут восприниматься как текст, и вы сможете ввести значения 01, 02 и аналогичные. Заполните план счетов, введя номера и описания используемых счетов. Субсчета можно не вводить.
Далее можно приступать к созданию оборотной ведомости. Добавьте лист в рабочую книгу и назовите его Оборотная ведомость. Введите в первой строке заголовок ведомости, после чего следует ввести заголовки столбцов. В ячейку A3 введите заголовок Счет, а в ячейку B3 - Наименование счета. Объедините ячейки C2 и D2, и введите в них название Сальдо на начало периода. Аналогично объедините попарно следующие четыре столбца и введите названия Обороты за период и Сальдо на конец периода. В третьей строке введите в столбцах C, E и G название Дебет, а в столбцах D, F и H введите название Кредит. Заголовок таблицы сформирован, и можно приступать к введению формул. Следует ввести всего одну строку, после чего размножить ее средством автозаполнения. Итак, заполним ячейки четвертой строки таблицы.
Введите в ячейку A4 формулу =ТЕКСТ(Шахматка!A6;"00"). В ячейку будет вставлен номер счета из первой строки шахматки, причем номер будет выглядеть как 01, 02 и так далее, а не 1 или 2. Чтобы по номеру счета определить его наименование, в ячейку B2 введите формулу =ВПР(A4;'План счетов'!$A$3:$B$63;2). Взяв номер счета из ячейки A4, Excel найдет на листе с планом счетов список, начинающийся в ячейке A3 и заканчивающийся в ячейке B63. Если в вашем плане счетов размер списка иной, поставьте нужное число с номером последней строки в списке вместо 63, например $B$55 или $B$101. В обнаруженном списке Excel найдет строку, в первом столбце которой заданный номер счета, и выдаст значение из второй ячейки таблицы, то есть название счета. Следует помнить, что для правильной работы план счетов должен быть отсортирован в порядке возрастания номеров. Если вы вводили последовательно все счета, он так и будет отсортирован. Кстати, если при добавлении вспомогательных проводок в журнал операций, в которых указан одинаковый счет по дебету и кредиту, вы описали не все счета, указанные в плане счетов, оборотная ведомость будет рассчитываться неверно. Далее следует заполнить расчетные ячейки оборотной ведомости. В столбцах Дебет и Кредит, объединенных заголовком Сальдо на начало периода, ничего вводить не надо, так как начальное сальдо будет в дальнейшем вводиться вручную.
В ячейку E4 введем формулу для расчета дебетовых оборотов за период =ВПР(ЗНАЧЕН(A4);Шахматка!$A$6:$AA$28;27). Конкретные значения в формуле зависят от количества используемых вами счетов. Взяв из поля A4 значение номера счета, Excel ищет его в первом столбце сводной таблицы, то есть созданной ранее шахматки. Сводная таблица у нас располагается до ячейки $AA$28. В этой ячейке выводятся дебетовые обороты по счету с наибольшим номером. Возможно, вам потребуется ввести иной адрес ячейки, например $Y$26. Будьте внимательны, так как правильное указание адреса важно для выполнения верных вычислений. Последнее число в формуле указывает на номер столбца в списке, из которого следует взять нужное значение. Если вы все делали правильно, сводная таблица должна содержать одинаковое количество строк и столбцов, и данное число на единицу меньше номера последней используемой строки. В нашем случае, при ссылке $AA$28, число равно 27. Если у вас получилась ссылка $Y$26, то следует указать число 25. Если после ввода формулы вы увидите в ячейке вместо числа текст #Н/Д, #ЗНАЧ! или #ССЫЛКА!, то вы неверно указали параметры. Исправьте формулу в соответствии с вашими конкретными условиями.
Далее следует ввести кредитовые обороты. Для этого в ячейку F4 введите формулу =ГПР(ЗНАЧЕН(A4);Шахматка!$C$4:$Y$30;27). Функция ГПР работает почти так же, как и ВПР, но ищет не по строкам, а по столбцам. В отличие от расчета дебетовых оборотов, в этой формуле ищется столбец в сводной таблице, в первой строке которого указан нужный счет. В качестве результата подставляется значение из последней строки сводной таблицы. Обратите внимание, что в качестве списка выделена другая часть сводной таблицы. При расчете дебита из сводной таблицы не были взяты первые две строки, а теперь не принимаются в расчет первые два столбца. Кроме того, последней ячейкой считается не та, в которой выводятся дебетовые обороты по счету с наибольшим номером, а ячейка, в которой выводятся кредитовые обороты по данному счету. Если в первом случае вы подставили в формулу значение $Y$26, то теперь следует подставить значение $W$28. Последнее число в формуле то же, что и в предыдущей формуле.
Наиболее сложная часть оборотной ведомости описана. Вы ввели формулы для расчета оборотов по дебету и кредиту. Если хотите, можете выделить ячейки E4 и F4, после чего задать формат для вывода целых чисел, чтобы в оборотной ведомости не выводились копейки. Далее следует ввести формулы для расчета конечного сальдо. Введите в ячейку G4 формулу =C4+E4-D4-F4, а в ячейку H4 формулу =D4+F4-C4-E4. В результате в ячейках отображаются одинаковые числа, но с разными знаками. Чтобы не отображать нулевые и отрицательные суммы, выделите ячейки G4 и H4, после чего выберите команду меню Формат - Ячейки. В открывшемся диалоге перейдите на вкладку Число и выберите в списке Числовые форматы элемент (все форматы). В поле Тип введите шаблон формата 0;;. Ноль означает, что положительное число должно выводиться как целое число. Два знака точки с запятой, после которых ничего не указано, означают, что нулевые и отрицательные значения не отображаются. Нажмите кнопку OK, и диалог закроется. Теперь из двух сумм отображается только положительная. Если эта сумма в столбце дебета, то в столбце кредита ничего не отображается, и наоборот.
Мы ввели формулы для одной строки, а теперь следует размножить их. Выделите ячейки с A4 по H4, подведите указатель мыши к маркеру заполнения, расположенном в правом нижнем углу области выделения, после чего нажмите кнопку мыши и переместите указатель вниз на несколько строк. Следует заполнить столько строк, сколько счетов используется в вашем плане счетов. Если в нижних строках в ячейках появились сообщения #Н/Д, #ЗНАЧ! или #ССЫЛКА!, вы заполнили слишком много ячеек, и лишние строки следует очистить.
Нам осталось только ввести формулы для подсчета сумм по столбцам. Введите в ячейку на пересечении столбца C и строки, расположенной через одну за последней строкой таблицы, выражение =СУММ(C4:C26). Необходимо отметить, что вместо C26 вы должны подставить номер последней строки в вашей таблице, например C24. Перетащив маркер заполнения вправо, заполните ячейки в трех следующих столбцах. Суммы по начальному сальдо и оборотам рассчитаны.
Для расчета сумм на конец периода следует ввести более сложную формулу. Как вы помните, мы с помощью задания формата чисел не отображаем отрицательные суммы, однако при расчетах отрицательные числа из ячеек также будут суммироваться. Поэтому в ячейку суммы в столбце G следует ввести формулу =СУММЕСЛИ(G4:G26;">0"). Так же, как и в предыдущей формуле, вам следует изменить значение G26 на адрес последней ячейки в столбце. В данной формуле указывается, что следует суммировать только положительные значения из ячеек. С помощью автозаполнения введете аналогичную формулу в столбец H. Теперь осталось ввести начальные остатки, и оборотная ведомость готова.
Вы можете изменить проводки в журнале операций или ввести новые операции. После этого следует перейти на лист Шахматка, щелкнуть правой кнопкой мыши на сводной таблице и выбрать команду меню Обновить данные. Сводная таблица будет построена заново, при этом автоматически будет пересчитана оборотная ведомость. На основе информации из оборотной ведомости можно построить множество полезных отчетов, но мы не будем сейчас этого делать. Вы можете самостоятельно создать стандартные бланки в Excel, воспользовавшись приемами, описанными в предыдущей главе, и добавить ссылки на нужные ячейки оборотной ведомости.
При ссылке на ячейки оборотной ведомости совершенно не обязательно помещать стандартные бланки в ту же рабочую книгу, в которой организован бухгалтерский учет. Excel позволяет ссылаться на ячейки таблицы, расположенной в другом файле. Например, если вы хотите вставить ссылку на ячейку G4 оборотной ведомости, введите формулу ='[Бухгалтерский учет.xls]Оборотная ведомость'!$G$4. обратите внимание, что для использования в именах пробелов нужно поместить названия в одинарные кавычки.
При открытии файла со ссылками на ячейки таблицы из другого файла, на экране появится диалог с предупреждением. Вы можете обновить связи, получив последние данные. Для этого нужно нажать кнопку Обновить в диалоге. При этом диалог закроется, а в ячейках появятся последние данные из бухгалтерского учета. Если же вы нажмете кнопку Не обновлять, то после закрытия диалога информация в ячейках останется неизменной.
Рассмотренный пример показывает, что с помощью Excel можно автоматизировать различные участки бухгалтерского учета, причем качество автоматизации ничем не хуже, чем при использовании специализированных бухгалтерских программ. При этом следует помнить, что возможности Excel значительно шире, и в нем можно использовать программы, написанные на языке программирования Visual Basic. Однако написание таких программ требует определенных знаний, и лучше, чтобы этим занимался программист, а не бухгалтер.
Обсудить статью
Для ведения журнала хозяйственных операций в небольшой фирме можно использовать Excel, который сочетает в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации. Статья является первой частью описания примера ведения бухгалтерского учета в Excel.
Для построения шахматной ведомости в небольшой фирме можно использовать Excel, который сочетает в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации. Статья является второй частью описания примера ведения бухгалтерского учета в Excel.
Стоимость бухгалтерского обслуживания в Москве может отклоняться в разы. Чем это обусловлено?
Данная статья поможет начинающим пользователям подробно изучить настройки программы 1С Бухгалтерия 7.7. Эта статья - первая из цикла статей, посвященных программе 1С Бухгалтерия 7.7. Все статьи Вы можете также увидеть на сайте www.obrazovanie.lg.ua
Грамотно подобранная программа по автоматизации бухгалтерского учета ПИФ является определенной гарантией эффективного управления. Уменьшаются временные затраты на...
Компания «САМО-Софт» - разработчик программного обеспечения для туристического рынка совместно с популярной туристической площадкой Тонкости (Tonkosti.ru) провели небольшой социологический опрос на тему «Популярность и глубина использования специализированного программного обеспечения среди туристических компаний». За две недели было опрошено и обработано порядка 1430 анкет участников туристического рынка. В ходе опроса выявлялось, какие программные продукты способствуют повышению эффективности
Одним из немаловажных и наиболее часто задаваемых вопросов является «Как правильно выбрать необходимый и достаточный софт для автоматизации учета деятельности Компании?». И в данном конкретном случае, для решения задач управленческого и бухгалтерского учета, мы рассматриваем наиболее популярную в России платформу 1С:Предприятие. Каждое предприятие по-своему индивидуально, с одной стороны, а с другой - довольно похожи, если рассматривать с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому в этом разделе мы попытаемся рассмотреть основные принципы и факторы, влияющие на выбор программного обеспечения (ПО).
Занимаемся распространением бухгалтерских программ.Имеем скидки.
В данной статье мы попробуем разобраться в причинах, которые мешают нам взять под контроль свои финансы, а также рассмотрим интересные способы этими финансами управлять. Итак, ура!! Через неделю
Любые противоречия с таможенным контролем надо налаживать исключительно законодательными способами.У каждого бизнесмена наступает тот случай, в котором расширение бизнеса предусматривает выход на иностранный рынок.
Я принял решение, что регистрация ИП будет осуществляться только профессионалами.Вероятнее всего, я человек не такого склада характера, чтоб терять себя по дороге к своей мечте.
В кризис многие клиенты лизинговых компаний оказывались не способны исполнять свои обязательства по контракту. При стечении таких неблагоприятных обстоятельств у лизингодателей оставался единственный выход – они изымали у клиентов предмет лизинга в счет погашения задолженности перед компанией, поскольку другие способы решения проблемы были уже недоступны. Имущество, которое изымается у лизингополучателей компанией лизингодателем называется лизинговый конфискат.
Я начал искать способы для другого заработка, я стал читать публикации на различные темы, скажем реклама в серфинге.
Что такое инвестиционно привлекательный бизнес? «Понятный» и прозрачный для инвестора бизнес; Имеет четкие приоритеты, цели и стратегию развития; Позволяет инвестору вернуть инвестиции, заработать и минимизировать свои риски. Принципиально можно выделить три ключевых типа «инвесторов»:
Лизинг - один из наиболее удобных и популярных вариантов приобретения имущества сегодня. За границей он уже давно имеет широкую популярность и составляет 20-30% от общего объёма инвестиций. В этом плане Россия значительно уступает своим зарубежным коллегам. Причин такого различия несколько, но главная из них - особенность российского законодательства о лизинге, которая до недавнего времени и вовсе запрещало лизинг для физических лиц.
Что такое тайный покупатель и как стать тайным покупателем? Эти вопросы занимают многих людей, как занятых в разнообразных сферах торговли, так и желающих обрести работу.
Вопросы мотивации - особенно материальной, самые болезненные. Если руководитель примет решение об изменение системы оплаты, то высока вероятность, что он столкнется с сопротивлением и непониманием персонала. Система мотивации, основанная на целях - это система управления ожиданиями персонала. И задача руководства в том, чтобы эти ожидания были позитивными. Сотрудники должны быть ориентированы на получение финансового бонуса за высокую производительность.
В последние годы многие люди оценили достоинства зимнего пляжного отдыха, но при этом особенно внимательно следует отнестись к выбору страны, где зимой море теплое, а цены на туры не слишком высокие.
Хотя у отдыха на курортах Египта имеется масса достоинств, но следует отметить и ряд недостатков, с которыми полезно познакомиться перед поездкой в эту страну.
Отдых на море по минимальной стоимости вполне возможен, но при наличии денег все же лучше выбрать более качественный, но более дорогой вариант.
В самом Египте имеется несколько объектов Всемирного наследия, отмеченных ЮНЕСКО, но в соседних странах также есть такие объекты, и на некоторые их них можно отправиться с популярных египетских курортов.
Составляемый ЮНЕСКО список объектов Всемирного наследия для Египта содержит, кроме древнеегипетских и христианских памятников, также памятники истории развития ислама и природные объекты.
В список объектов Всемирного наследия ЮНЕСКО попадают различные природные и созданные человеком объекты. На территории Египта имеются отмеченные ЮНЕСКО древние центры, связанные с развитием христианства.
Наиболее значимые природные и созданные человеком объекты организация ЮНЕСКО заносит в специальный список объектов Всемирного наследия. В настоящее время этот список содержит около девятисот наименований, и всего семь из них находятся на территории Египта. Особо интересны памятники древнеегипетской цивилизации.
Если раньше большинство людей старались взять отпуск летом и отправиться на Черное море, то сейчас многие разбивают отпуск на части, а также пользуются длинными праздниками, чтобы несколько раз в год куда-нибудь съездить.
