Методика Расчета Средней Зарплаты При Автоматизации Расчета Заработной Платы На Предприятии

В формировании некоторых видов начислений при расчете заработной платы используется средняя зарплата сотрудника за определенный период. Расчет средней зарплаты, используемой в  различных видах начислений, может отличаться многими параметрами.  Законодательные изменения в расчете средней зарплаты могут относиться только к определенным видам начислений, опирающихся на среднюю зарплату, не затрагивая остальные начисления по средней зарплате. При автоматизации расчета заработной платы на предприятии разработчики зачастую сталкиваются с проблемой  оперативного отслеживания изменений требований законодательства Украины по расчету  средней зарплаты.  Возникают также серьезные проблемы при формировании помесячной расшифровки средней зарплаты, в которой должны быть учтены различные отклонения работы сотрудника от его графика и  различные методы перераспределения начисленных сумм  с учетом отклонений.  В расшифровке за какой месяц необходимо учитывать суммы, начисленные с опережением или с опозданием? Ограничивать ли среднюю зарплату сотрудника, не полностью отработавшего определенный период? Индексировать ли среднюю зарплату и каким методом? Решение подобных вопросов прямым вмешательством в программный код является неэффективным и бесперспективным.

Фирмой "Бизнес Автоматика" разработана и успешно внедрена на нескольких крупных и средних предприятиях автоматизированная система по управлению персоналом. Система "Бизнес.Персонал", одним из модулей которой является модуль расчета заработной платы,   позволяет пользователю с соответствующими правами доступа самостоятельно настраивать правила расчета средней зарплаты, при необходимости вносить коррективы в формирование помесячной расшифровки средней зарплаты сотрудника, отслеживать динамику изменения минимальной зарплаты и пр.

            Настройка регламентированных констант

В расчете средней зарплаты в случаях, предусмотренных законом, используется значение минимальной заработной платы, действующей на момент использования средней зарплаты. На форме редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация) пользователю с соответствующими правами доступа предоставлена возможность ввода регламентированных констант, участвующих в расчете заработной платы, и отслеживания динамики их изменения. Для ввода таких констант  служит закладка «Установленные денежные суммы» указанной формы редактирования. Данная закладка разбита на ряд внутренних закладок, каждая из которых соответствует своей регламентированной константе. Для ввода суммы минимальной заработной платы и даты начала ее действия служит форма редактирования Сумма минимальной зарплаты, вызываемая из внутренней закладки «Минимальная зарплата».

Формирование регистров учета для типовых средних зарплат

Для правильного формирования типовой средней зарплаты необходимо правильно сформировать регистры учета для расчета средней зарплаты:

1.    Для каждой типовой зарплаты создать регистр с категорией использования «Расчет средней зарплаты». Для этого на закладке «Регистры учета» формы просмотра Алгоритм расчета зарплаты (Расчетный отдел -> Алгоритмы расчета зарплаты) добавить регистры с данной категорией использования.

2.    К каждому регистру учета      должны быть отнесены те виды начислений, которые участвуют в расчете типовой средней зарплаты  данного регистра учета. Отнесение вида расчета к определенному регистру учета  происходит отметкой данного вида расчета в таблице входимости с определенным признаком вхождения в указанный регистр учета. Перед вызовом таблицы входимости необходимо на закладке «Регистры учета» формы просмотра Алгоритм расчета зарплаты установить фильтр по категории использования регистра учета, равный «Расчет средней зарплаты». В таком случае в таблице входимости для выбора и установки будут доступны как общие признаки входимости, так и признаки входимости, присущие только регистрам учета с категорией использования «Расчет средней зарплаты».

3.    На пересечении строк (видов расчетов) и столбцов (регистров учета) необходимо указать один из следующих признаков входимости расчетов в  регистры учета типовых средних зарплат:

-         «Х» - входит в регистр учета.

-         «Н» - не учитывает выплаты следующих периодов. При формировании средней заработной платы по видам расчетов, для которых в таблице входимости установлен признак «Не учитывать выплаты следующих периодов», соответствующие суммы не включаются в текущий период, а учитываются в соответствующих последующих периодах.

- «К» - пересчитывает суммы средней зарплаты с учетом выплат за текущий период, выплаченные в предыдущие периоды, по формуле:

Sс = Sн / Кн * Кс, где

 Sс – сумма средней зарплаты, используемая при расчете какого-либо начисления за месяц А;

Sн – сумма начислений, учитываемая в расшифровке средней зарплате за месяц Б при расчете средней зарплаты за месяц А;

Кн – количество отработанных часов за месяц Б;

Кс – количество отработанных часов за месяц А.

- «О» – начисление пересчитывается в том случае, если количество отработанных часов в месяце, за который формируется расшифровка, меньше количества часов по графику за данный месяц. Пересчет осуществляется по следующей формуле:

Sс = Sн / Кн * Кс, где

Sс – сумма средней зарплаты, используемая при расчете какого-либо начисления  за месяц А;

Sн – сумма начислений, учитываемая в расшифровке средней зарплаты за месяц Б при расчете средней зарплаты за месяц А;

Кн – количество часов, за которые прошла оплата в месяце Б по данному виду начисления;

Кс – количество отработанных часов в месяце Б.

- «П» – учитывает отклонения работы от графика (неотработанное время) и пересчитывает начисленные суммы с учетом отклонений по формуле:

Sс = Sн / Кг * Кс, где

Sс – сумма средней зарплаты, используемая при расчете какого-либо начисления  за месяц А;

Sн – сумма начислений, учитываемая в расшифровке средней зарплате за месяц Б при расчете средней зарплаты за месяц А;

      Кг – количество часов по графику за месяц Б

Кс – количество отработанных часов в месяце Б

Настройка типовой средней зарплаты

Для расчета различных видов расчета по средней зарплате необходимо заранее сформировать перечень типовых средних зарплат. Для этого  на форме просмотра Алгоритм расчета зарплаты (Расчетный отдел -> Алгоритмы расчета зарплаты) необходимо выбрать закладку «Типовые средние зарплаты». При создании новой типовой средней зарплаты заполняется поля формы редактирования Типовая средняя зарплата следующим образом:

1.      Регистр учета - выбирается регистр учета, по которому формируется список начислений для расчета средней зарплаты.

2.      Регистр учета для граничной суммы - заполняется в том случае, если регистр учета  средней зарплаты отличается от регистра учета, определяющего сумму для сравнения с граничной суммой. Действующая на определенный период граничная сумма, свыше которой не учитываются данные в расчете средней зарплаты, вводится в нижней части ФР «Типовая средняя зарплата».

 Например:

В сумму средней зарплаты для расчета оплаты больничного листа по регистру учета средней зарплаты не включена сумма отпускных. Но с учетом суммы отпускных общая сумма начисленной зарплаты превысила граничную сумму, действующую на данный период. Среднюю зарплату за не полностью отработанный месяц согласно действующему законодательству необходимо пересчитать с учетом граничной суммы пропорционально отработанному времени. Для учета суммы отпускных в общей сумме необходимо выбрать соответствующий регистр учета в поле «Регистр учета для граничной суммы».

3.      Количество месяцев – количество месяцев, участвующих в расчете средней зарплаты.

4.      Категория выбора времени – категория учета времени в расчете средней зарплаты. Может принимать одно из следующих значений:

-         Календарные дни – При формировании расшифровки для средней зарплаты количество времени в расшифровке определяется календарными днями за соответствующий период.

-         Рабочие дни – При формировании расшифровки для средней зарплаты количество времени в расшифровке определяется рабочими днями за соответствующий период. Учитывается «выходное» время работы.

-         Рабочие часы – При формировании расшифровки для средней зарплаты количество времени в расшифровке определяется рабочими часами за соответствующий период. Учитывается «выходное» время работы.

-         Календарные дни (без праздников) – При формировании расшифровки для средней зарплаты количество времени в расшифровке определяется календарными днями без праздников за соответствующий период.

-         Календарные дни (без неявок по УП) – Не учитывает неявки по уважительной причине. При формировании расшифровки для средней зарплаты количество времени в расшифровке определяется календарными днями за соответствующий период без учета дней болезни по всем типам больничных листов и дней отпусков по уходу за ребенком до 3-х (6-ти) лет.

5.      Кол. знаков – количество знаков после запятой в значении суммы средней зарплаты.

6.      Формирование коэффициента повышения – признак индексирования средней зарплаты. Может принимать одно из следующих значений:

-         Коэффициент не изменяется – используется в случае отказа предприятия пользователя от индексирования средней зарплаты за период.

-         Определяется базовым окладом – используется в случае индексирования средней зарплаты за период в соответствии с коэффициентом повышения базового оклада.

-         Определятся коэффициентом инфляции – используется в случае индексирования средней зарплаты за период в соответствии с коэффициентом инфляции.

-         Определятся коэффициентами повышения –  используется в случае индексирования средней зарплаты за период в соответствии с индивидуальным коэффициентом повышения каждого сотрудника, который формируется на форме просмотра Коэффициент повышения.

7.      Приоритет расчета средней зарплаты – признак, указывающий приоритет источника данных для расчета средней зарплаты в период установки и начала работы в системе Бизнес.Персонал. Может принимать одно из следующих значений:

-         По расчетам – данные для расчета средней зарплаты берутся в первую очередь из сформированных системой Бизнес.Персонал расчетов заработной платы. Недостающие данные могут браться из таблицы средней зарплаты, сформированной вручную или перекачанной из старой системы расчета заработной платы, применявшейся на предприятии до ввода системы Бизнес.Персонал.

-         По таблице – данные для расчета средней зарплаты берутся в первую очередь из таблицы средней зарплаты, сформированной вручную или перекачанной из старой системы расчета заработной платы, применявшейся на предприятии до ввода системы Бизнес.Персонал.

8.      Признак формирования – признак, определяющий время формирования средней зарплаты. Может принимать одно из следующих значений:

-         По видам начислений - средняя зарплата будет формироваться только в момент назначения сотруднику вида расчета, опирающегося на данную среднюю зарплату.

-         Всегда - средняя зарплата будет формироваться для сотрудника всегда, не зависимо от назначенных ему видов начисления.

9.      Признак включения начислений – признак, определяющий период расшифровки средней зарплаты, в который включается начисление. Может принимать одно из следующих значений:

-         По периоду начисления – начисление будет попадать в расшифровку периода, соответствующего периоду начисления.

-         По отчетному периоду -   начисление будет попадать в расшифровку периода, соответствующего отчетному периоду, в котором прошло данное начисление.

10.  Признак исключения периодов – признак, определяющий необходимость исключения из расшифровки средней зарплаты периодов, в которых отсутствует отработанное сотрудником время. Может принимать значения:

-         Исключать неотработанные периоды – при формировании расшифровки средней зарплаты из расшифровки будут исключаться те периоды, в которых сотрудник весь месяц находился на больничном, был в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет.

-         Не исключать неотработанные периоды -   в расшифровку средней зарплаты будут попадать все отчетные периоды, которые попадают во временной интервал для формирования средней зарплаты.

11.  Признак исключения периодов по стажу – признак, определяющий необходимость исключения из расшифровки средней зарплаты периодов с неполным стажем для принятых сотрудников. Может принимать значения:

-         Исключать периоды с неполным стажем - из расшифровки средней зарплаты будут исключены периоды, в которых сотрудник не весь месяц состоял в штате предприятия (был принят на работу не с начала месяца).

-         Не исключать периоды с неполным стажем - из расшифровки средней зарплаты не будут исключены периоды, в которых сотрудник не весь месяц состоял в штате предприятия (был принят на   работу не с начала месяца).

12.  Формирование расшифровки по принятым сотрудникам – метод формирования  расшифровки средней зарплаты по принятым в текущем месяце сотрудникам (год и месяц начала работы на предприятии совпадает либо превышает период средней зарплаты). Может принимать значения:

-         По текущему месяцу – расшифровка по принятому сотруднику будет формироваться на основе данных текущего отчетного периода.

-         По тарифной ставке – расшифровка по принятому сотруднику будет формироваться на основе оклада (ПТС) сотрудника на последнее число данного отчетного периода.

-         По минимальной зарплате – сумма по расшифровке средней зарплаты будет определяться суммой минимальной зарплаты, установленной на данный отчетный период.

-         Не формировать – расшифровка по принятому сотруднику формироваться не будет.

 При формировании расшифровки учитывается значение признака «Категория выбора времени», установленного для соответствующей типовой средней зарплаты.

13.  Признак ограничения суммы расшифровки – признак, определяющий необходимость ограничения суммы расшифровки средней зарплаты минимальной зарплатой в зависимости от продолжительности стажа сотрудника на предприятии.

14.  Минимальный стаж – определяет минимальное количество полных месяцев стажа сотрудника, при которых не будет действовать ограничение на сумму расшифровки средней зарплаты. Если значение данного параметра не задано, то ограничение будет действовать при любой продолжительности стажа сотрудника на предприятии. Поле «Минимальное количество месяцев стажа» доступно для ввода информации только при значении поля «Признак ограничения суммы расшифровки» равном значению «Ограничивать расшифровку минимальной зарплатой».

15.  Граничная сумма – сумма, свыше которой не учитываются данные в расшифровке средней зарплаты в период между датой начала действия указанной граничной суммы и датой  начала действия следующей граничной суммы.

Формирование коэффициента повышения средней зарплаты

При настройке типовых средних зарплат во время формирования алгоритма расчета зарплаты система Бизнес.Персонал предоставляет возможность выбрать один из режимов формирования коэффициентов повышения типовой средней зарплаты. При выборе  режима «Определяется коэффициентами повышения» для типовой средней зарплаты необходимо для всех сотрудников ввести действующий на данный период индивидуальный коэффициент повышения выбранной типовой средней зарплаты. Введенный коэффициент будет действовать до ввода следующего коэффициента повышения на эту типовую среднюю зарплату. Методика формирования коэффициента повышения типовой средней зарплаты следующая:      

1.      На форме просмотра Коэффициент повышения (Расчетный отдел -> Назначения сотрудников -> Коэффициент повышения) выбрать фильтр по периоду, организационной структуре и типовой средней зарплате.

2.      Задание коэффициента повышения по сотрудникам выбранного подразделения по выбранной  типовой средней зарплате на указанный период происходит вызовом действия "Задать коэффициент повышения" и вводом на форме редактирования Выбор коэффициента повышения числового значения коэффициента.

3.      Если коэффициент повышения не одинаков для всех сотрудников подразделения, его можно откорректировать. Для этого необходимо выделить сотрудников, для которых нужно изменить коэффициент повышения. Действием «Изменить коэффициент по сотрудникам» вызвать форму редактирования Выбор коэффициента повышения, на которой в соответствующем поле ввести новое числовое значение коэффициента.

            Формирование расшифровки средней зарплаты сотрудника

Расшифровка средней зарплаты сотрудника в ходе работы системы Бизнес.Персонал формируется автоматически. Просмотр, редактирование и ручной ввод расшифровки средней зарплаты сотрудника происходит на форме редактирования Средняя зарплата. В нижней части формы редактирования на рабочей панели Расшифровка средней зарплаты формируется список ежемесячных расшифровок средней зарплаты с учетом категории выбора времени для данного типа средней зарплаты. В расшифровке указаны отработанное время, суммы начисленные, суммы по регистру учета данной средней зарплаты, суммы с учетом коэффициента увеличения средней зарплаты, суммы, с которых рассчитываются средние зарплаты, граничные суммы, действующие в периоде. Расшифровка средней зарплаты по сотруднику формируется с учетом всех настроек типовой средней зарплаты, на основании которой формируется расшифровка.

В некоторых случаях системе может не хватить начальных данных по стажу сотрудника или каких-либо других данных, чтобы квалифицировать расшифровку средней зарплаты сотрудника особым образом.  Пользователю с соответствующими правами доступа предоставляется возможность сформировать расшифровку средней зарплаты или рассчитать сумму средней зарплаты в соответствии со сложившейся обстановкой.

1. В случаях, предусмотренных законодательством, можно выбрать следующие режимы расчета средней зарплаты:

-         Рассчитать по расшифровке – режим расчета средней зарплаты по имеющейся помесячной расшифровке начисленных сумм. При этом сумма средней зарплаты будет рассчитана по формуле:

(Общая сумма начислений) : (Общее количество времени)

Общее количество времени измеряется в соответствии с выбранной категорией выбора времени в типовой средней зарплате.

-         Рассчитать по тарифной ставке (окладу) – режим, при котором сумма средней зарплаты сотрудника рассчитывается  по назначенной сотруднику тарифной ставке или окладу. Формула расчета в зависимости от категории выбора времени при этом соответствует данным таблицы 1.

-         Рассчитать по минимальной зарплате – режим, при котором сумма средней зарплаты сотрудника равна минимальной зарплате, действующей в данном периоде.

2.      При расчете средней зарплаты по расшифровке пользователь может изменить значения расшифровки. В тех случаях, когда нужно ограничить расшифровку минимальной зарплатой, существует действие «Ограничить расшифровку минимальной зарплатой», вызов которого расположен в центре формы редактирования. Данное действие доступно только при существовании расшифровки по средней зарплате. Если на дату окончания периода для средней зарплаты существует минимальная зарплата, то при использовании данного действия суммы в помесячной расшифровке средней зарплаты будут ограничены значением данной минимальной зарплаты.