Выбор Программы Учёта Компьютеров

Опубликованно: 15/08/2010 | Комментарии: 0 |

С проблемой учёта оборудования сталкивается любое предприятие, численность персонала которого превышает несколько десятков человек и оборудование которого закреплено за разными людьми или размещено территориально в разных местах. Проблема учёта именно компьютерного оборудования стоит особенно остро, т.к. это оборудование подвержено частой замене и претерпевает частую ротацию. Я не встречал более-менее большого предприятия, где проблема учёта ИТ оборудования полностью решена средствами бухгалтерского учёта. Это нормальная ситуация. Во-первых, бухгалтерия оперирует своими собственными объектами учёта. Например, несколько единиц техники по бухгалтерии могут проходить одним активом. Во-вторых, для бухгалтерии часто имеет смысл учёта в рамках всей организации (филиала, отдела) и более детальный учёт сильно усложняет работу бухгалтера. В-третьих, встаёт вопрос доступа к бухгалтерским данным сотрудников ИТ отдела - они должны иметь возможность оценить наличие той или иной техники на предприятии и знать где что стоит. В этом случае бухгалтерский учёт становится совершенно неэффективным инструментом. Можно привести и другие аргументы, показывающие необходимость наличия дополнительного инструмента учёта, но, думаю, мысль в целом ясна.

На сегодняшний день на рынке представлены несколько десятков программ для учёта компьютерной техники. Несмотря на общую направленность, программы сильно различаются функционально. Рано или поздно перед руководителем IT отдела встаёт вопрос выбора инструмента учёта. Взявшись за решение подобной задачи, на первом этапе не всегда ясно какие критерии нужно использовать при выборе. Ошибка в выборе может привести к большим накладным расходам. В этой статье будут рассмотрены несколько аспектов учёта компьютерного оборудования, которые, по мнению автора, являются наиболее важными.

Первое, что следует сделать – определиться какие задачи должны решаться при помощи учёта. Полагаю, есть три основных вопроса на которые должен отвечать учёт – «Что?», «Где?» и «Когда?». Т.е. мы должны знать, какое оборудование мы имеем, где оно размещено, и какие события с ним происходили.

«Что?» или возможность получения информации о составе оборудования. В большинстве случаев необходимо иметь данные о конкретных моделях оборудования или даже о конкретных типах оборудования - программа учёта должна иметь инструменты выборки данных об оборудовании по его типам или по конкретным моделям.

«Где?» или возможность получения информации о размещении оборудования. Это важный момент. Большинство программ предлагают жесткую схему хранения данных о размещении оборудовании. Например, в одной из программ для указания местоположения оборудования предусмотрены поля «Филиал» и «Местоположение». Т.е. имеется двухуровневая структура. Такая структура вполне достаточна для небольшой организации. Если у вас на предприятии десятки филиалов по несколько офисов в каждом, то двухуровневой структуры явно недостаточно. К сожалению, почти все рассмотренные автором программы имеют двух или трёхуровневую структуру. Если вам необходимо наладить учёт оборудования в крупной организации, то этому вопросу следует уделить пристальное внимание.

«Когда?» или возможность получения информации о событиях, связанных с оборудованием. В самом простом варианте это наличие в программе истории. Почти все программы обладают функцией просмотра истории. В некоторых программах история сохраняется частично, т.е. фиксируются не все события. Весьма полезна возможность отмечать в истории такие события, как ремонт, ТО, поломки и прочее. Естественно, в программе должны быть средства поиска оборудования по определённым событиям. Иначе смысл ведения истории несколько теряется. Большинство программ предлагают только просмотр истории конкретного устройства.

Все три описанных выше критерия тесно связаны с реализацией системы отчётов. Отсутствие удобных инструментов выборки данных может свести на нет все преимущества той или иной программы. Отчёты – это основной ваш инструмент. Он должен быть простым, быстрым и многофункциональным. Обычно в программах учёта предлагается некий набор типовых отчётов. В некоторых программах вы можете самостоятельно редактировать печатные формы отчётов, что может оказаться полезным. Следует обратить внимание на возможность экспорта данных отчёта - не всегда средства выборки данных могут удовлетворить ваши потребности, и может понадобиться постобработка данных.

Основа любой системы учёта - это база данных. От её выбора зависит безопасность, производительность, возможность многопользовательского режима работы и простота администрирования. Перед тем, как принять решение о выборе системы учёта, выясните можно ли делать бэкап базы, сколько времени уходит на её восстановление в случае сбоя, как можно перенести базу данных на другой компьютер, возможен ли многопользовательский режим. Приведу пример из своей практики. Была выбрана система учёта в организации, где имеется множество филиалов и учётом занимаются десятки людей. Естественно, база была централизованная. По прошествии некоторого времени, когда в базе накопилось информация о тысячах устройств, скорость работы резко упала и стала походить на пошаговую стратегию. Дальнейшее использование данного продукта стало невозможным. Пришлось заняться «разбором полётов». Сама база была реализована в виде DBF файлов. По существу, клиенты обращались не к серверу базы данных, а работали с базой как с обычными файлами, что при увеличении размеров последней привело в резкой потере производительности. Более того, при анализе структуры базы выявились ошибки нарушения целостности данных. Подобные проблемы особенно сильно проявляются в крупных организациях. Для небольших организаций вопросы производительности могут быть не столь существенны.

Теперь о безопасности данных. Вопрос, который многими просто игнорируется, и совершенно напрасно. Безопасность данных зависит от выбора базы данных и от технологии работы с ней. Понятно, что если база данных рассматривается клиентской частью в виде файлов, то любой пользователь может внести в неё несанкционированные изменения или даже полностью разрушить базу. Такая ситуация наблюдается, например, во всех продуктах 1C версии 7 и ниже – любой пользователь может как минимум получить все данные базы. Подобная ситуация существует во многих проектах. Хочется напомнить их авторам, что на дворе 21 век. Оптимальная с точки зрения безопасности ситуация - это использование клиент-серверной технологии с вынесением контроля прав пользователя (и всей бизнес-логики) на сторону сервера.

Если в организации программой учёта IT оборудования пользуются несколько человек, то встаёт вопрос о разделении прав. Можно дать всем полные права и надеяться на честность и добропорядочность. Но это нелучший подход. Представьте себе ситуацию, когда в справочник моделей оборудования могут вносить изменения все участвующие в процессе учёта сотрудники. Минимум, что нужно сделать в этом случае – выработать общие правила ведения справочника. Иначе будет бардак. Но, как показывает практика, это помогает далеко не всегда. Лучшее, что можно предпринять – ограничить права пользователей. Пусть каждый занимается тем, чем ему положено заниматься. Некоторые программы учёта не обладают механизмами разделения прав. В большинстве механизм разделения прав реализован на стороне клиента, что плохо с точки зрения безопасности. Хорошо, если есть возможность разрешать определённые операции только с определённым типом оборудования.

Немного об импорте/экспорте данных. С экспортом более-менее всё понятно, т.к. в большинстве случаев экспорт можно делать из отчётов, сохраняя данные в нужном формате. Интересен именно импорт. Часть программ учёта позволяют делать импорт данных из внешних источников. Т.е. при помощи какого-то внешнего средства вы собираете информацию о компонентах компьютеров и импортируете их в базу данных учёта. На первый взгляд такая автоматизация выглядит полезной. Но есть два существенных минуса. Во-первых, подобную автоматизацию можно применить не ко всем устройствам, т.е. она будет частичной – метод можно применить только к компьютерам. Во-вторых, данные могут оказаться избыточными. У меня была практика применения программы сбора данных о компонентах. Использовалась AIDA32. Много времени уходило на сортировку данных (не все данные были необходимы). Ещё один побочный эффект от применения такой автоматизации – сильное увеличение числа записей в справочнике моделей. Согласитесь, не всегда нужно знать модель привода FDD, но с применением такой автоматизации у вас в справочнике появится много бесполезных данных. Моё личное мнение – применение автоматизации на этапе ввода данных не оправдано.

Об интерфейсе программ. В одной статье о Microsoft Visual Studio я натолкнулся на интересный факт – Microsoft уделяет очень много внимания качеству продуктов, которыми пользуются программисты и сотрудники IT служб. Почему? Потому что эти люди значительно лучше могут оценить качество, нежели рядовой пользователь. Обращайте пристальное внимание на интерфейс. Вам с этим работать. Ваш инструмент должен быть лёгок в использовании, прост (по крайней мене внешне), надёжен и функционален.

Подведём итоги. Основные аспекты, на которые следует обратить внимание при выборе программы учёта можно сформулировать в виде следующего списка:

  1. Инструменты для получения информации о составе оборудования.
  2. Инструменты для получения информации о размещении оборудования.
  3. Инструменты для получения информации о событиях, связанных с оборудованием.
  4. База данных и технология работы с ней. Администрирование базы данных. Возможность масштабирования базы.
  5. Наличие многопользовательского режима работы.
  6. Безопасность данных.
  7. Разделение прав пользователей.
  8. Автоматизация ввода данных.
  9. Качественный интерфейс.

 

Как уже было сказано выше, на рынке представлено множество программ учёта IT оборудования. Их функциональное описание выходит за рамки данной статьи. Однако в качестве примера хочу коротко охарактеризовать три программы, каждая из которых может быть применена в разных масштабах:

  1. Iron base 6. Сайт http://www.colibrilab.com/. База данных MS SQL Server 2005 Express Edition и выше. Информацию об оборудовании можно разделить на несколько областей (например, по филиалам). Внутри каждой области можно очень гибко настроить права пользователей. Средства безопасности интегрированы с AD, что позволяет управлять правами на уровне AD. Безопасность данных контролируется на стороне сервера. Средств импорта данных нет. Хорошо развиты средства выборки данных. Структура данных об оборудовании может быть любой глубины (в виде дерева). Структура справочника моделей также древовидная. Позволяет учитывать лицензии. Интерфейс простой и информативный. Это решение можно использовать в организациях любых масштабов. Советую обратить внимание на данный продукт.
  2. Hardware Inspector. Сайт http://www.hwinspector.com/. База хранится в DBF файлах. Есть клиент-серверное решение – используется выделенный сервер FoxPro. Есть средства разделения прав пользователей. Безопасность данных контролируется на клиентской стороне. Есть средства автоматизации импорта/экспорта данных. Довольно много отчётов. Можно редактировать шаблоны отчётов. Структура данных об оборудовании трёхуровневая, что осложняет применение в крупных организациях. Позволяет учитывать лицензии, ПО и события, происходящие с оборудованием. Интерфейс мало информативен и сильно перегружен. Это решение для организаций средних масштабов.
  3. IT Invent.  Сайт http://www.it-invent.ru/. База данных в виде mdb файлов (формат MS Access). Можно использовать базу MS SQL Server. Есть средства разделения прав пользователей. Безопасность данных контролируется на клиентской стороне. Средств импорта данных нет. Шесть простых отчётов. Структура данных об оборудовании двухуровневая. Нельзя поместить устройство в другое устройство. Решение для организаций с парой десятков рабочих мест.

(RusArticles SC #3045490)

Оценить
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 0 голос(ов)

    Источник статьи: http://www.rusarticles.com/programmy-statya/vybor-programmy-uchyota-kompyuterov-3045490.html

    Тэги статьи:

    Выбор программы учёта компьютеров

    ТоргСофт: простой учет в торговле. Автоматизация торговли непродовольственными товарами на базе программы ТоргСофт, которая не требует бухгалтерских знаний. Сканеры и принтеры штрих кодов. Настройка, обучение, обслуживание.

    От: Максимl Компьютеры> Программыl 06/08/2009 lПоказы: 55

    Обучение английскому языку за рубежом может быть коротким – от одной недели и длинным – до учебного года. Каким же должно быть обчение английскому языку за рубежом, чтобы принести ощутимую пользу и сколько нужно учиться? Дело в том, что по мнению консультантов сервиса Интернет-сервиса по организации обучения за рубежом StudyExpress.ru в каждом случае - свое решение.

    От: Study-Express.rul Наука/Образование> Иностранные языкиl 12/01/2008 lПоказы: 116

    Каждый из нас хоть раз в жизни задумывался над тем,почему одни купаются в роскоши,а другим суждено всю жизнь бороться с финансовыми проблемами. Размышляя о причинах такого положения дел,мы вспоминаем об образовании,умственных способностях,навыках,умении планировать,методах работы, деловых связях,удачливости и т.п.А может,дело вовсе не в этом? Считаю,что у каждого из нас есть личная финансовая программа,предопределяющая уровень финансового благополучия.Что представляет собой финансовая программа?

    От: Анжеликаl Бизнес / финансы> Предпринимательствоl 28/10/2009 lПоказы: 42

    Каждый из нас хоть раз в жизни задумывался над тем,почему одни купаются в роскоши,а другим суждено всю жизнь бороться с финансовыми проблемами. Размышляя о причинах такого положения дел,мы вспоминаем об образовании,умственных способностях,навыках,умении планировать,методах работы, деловых связях,удачливости и т.п.А может,дело вовсе не в этом? Считаю,что у каждого из нас есть личная финансовая программа,предопределяющая уровень финансового благополучия.Что представляет собой финансовая программа?

    От: Анжеликаl Бизнес / финансы> «Бизнес-Машина» 2.0l 28/10/2009 lПоказы: 42

    Каждый из нас хоть раз в жизни задумывался над тем,почему одни купаются в роскоши,а другим суждено всю жизнь бороться с финансовыми проблемами. Размышляя о причинах такого положения дел,мы вспоминаем об образовании,умственных способностях,навыках,умении планировать,методах работы, деловых связях,удачливости и т.п.А может,дело вовсе не в этом? Считаю,что у каждого из нас есть личная финансовая программа,предопределяющая уровень финансового благополучия.Что представляет собой финансовая программа?

    От: Анжеликаl Бизнес / финансы> Бизнес в интернетеl 28/10/2009 lПоказы: 15

    Каждый из нас хоть раз в жизни задумывался над тем,почему одни купаются в роскоши,а другим суждено всю жизнь бороться с финансовыми проблемами. Размышляя о причинах такого положения дел,мы вспоминаем об образовании,умственных способностях,навыках,умении планировать,методах работы, деловых связях,удачливости и т.п.А может,дело вовсе не в этом? Считаю,что у каждого из нас есть личная финансовая программа,предопределяющая уровень финансового благополучия.Что представляет собой финансовая программа?

    От: Анжеликаl Бизнес / финансы> Маркетингl 28/10/2009 lПоказы: 17

    На украинском фармацевтическом рынке сегодня очень серьезная конкуренция, причём аптечные сети уже контролируют более половины отечественного рынка лекарств. Это среднеевропейский показатель.

    От: Елизаветаl Бизнес / финансы> Управлениеl 10/07/2009 lПоказы: 41

    Сбои в работе сетевого оборудования зачастую приводят к простою всего рабочего процесса, что всегда чревато финансовыми потерями. Чтобы своевременно устранять неполадки в работе сетевых устройств - будь то компьютер, коммутатор, сервер, сетевой принтер и так далее - нужно вовремя об этих неполадках узнавать. Поэтому непрерывный мониторинг сети – обязательная часть работы администратора, которая помогает решить множество проблем, связанных с сетью и сетевыми устройствами.

    От: dstepl Компьютеры> Программыl 27/08/2010

    Для любого бизнеса нужно иметь свое программное обеспечение. Это аксиома. Конечно проще купить готовое (в некоторых случаях), но иногда все же нужно подумать об уникальном решении.

    От: Романl Компьютеры> Программыl 27/08/2010

    В этой статье Вы найдете ответы на вопросы при покупке и продаже программ 1С

    От: Владимирl Компьютеры> Программыl 27/08/2010

    В состав «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) - крупнейшей региональной сети среди фирм-франчайзи «1С» вошла воронежская компания «АРТ-КОМ».

    От: 1cbitl Компьютеры> Программыl 25/08/2010

    В автосервис «Gebara Racing» специалистами фирмы «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) был завершен проект внедрения продуктов «1С:Управление торговлей 8» и «БИТ:Управление автосервисом 8».

    От: 1cbitl Компьютеры> Программыl 24/08/2010

    пдд, пдд 2010, пдд онлайн, билеты пдд, пдд экзамен, билеты пдд 2010, пдд скачать, пдд онлайн экзамен, экзаменационные пдд, экзаменационные билеты пдд, экзаменационные билеты пдд 2010, бесплатные пдд, бесплатно пдд, пдд 2010 скачать, пдд скачать бесплатно, пдд бесплатно 2010, пдд 2010 онлайн, нарушение пдд, пдд 2010 скачать бесплатно, штрафы пдд, билеты пдд онлайн, пдд экзамен 2010, штрафы за нарушение пдд, пдд тест, пдд штрафы 2010, новые пдд, новый пдд, изменения в пдд, нарушение пдд 2010,

    От: everenl Компьютеры> Программыl 19/08/2010

    Компания "Баланс-Сервис" успешно завершила проект комплексной автоматизации сетевого нефтетрейдера ЗАО "АСПЭК" на базе "1С:Управление производственным предприятием 8".

    От: balanssl Компьютеры> Программыl 19/08/2010

    В этой статье мы писали о 10 самых дефектов, которые встречаются в компьютеры и Нетбуки и действия, наиболее часто используемых методов для их решения, в данной статье служит для пользователей и ИТ-специалистов, которые уже знают основные процедуры разборка и сборка ПК, если не ваше дело пожалуйста, посетите нашу сеть Техническая поддержка

    От: Marcos Santosl Компьютеры> Программыl 15/08/2010

    В статье рассмотрены основные моменты, которым следует уделить внимание при выборе средства учёта ИТ оборудования. В качестве иллюстрации сделан краткой обзор трех существующих программ по учету компьютерной техники.

    От: edgl Компьютеры> Программыl 15/08/2010

    Добавить новый комментарий

     
    * Необходимые поля
    Блок автора
    Категории статей
    Все категории