Чтобы Деньги Не Утекали Сквозь Пальцы

Для людей, занимающихся бизнесом, образование в области финансов и бухгалтерского учёта уже давно перестало быть роскошью. Теперь это, скорее, суровая необходимость.  На освоение бухучёта и финансового менеджмента в высшем учебном заведении нужно потратить годы, а работать и принимать решения надо сейчас. К тому же, по отзывам самих студентов, то, что преподаётся в вузах, сильно отстаёт от реального положения дел в бизнесе. Можно пройти курсы по ускоренной программе, но кто поручится за ценность полученной там информации? Да к тому же и на это обучение необходимо время, которого и так уже не хватает.

Где же выход из этой ситуации? Конечно, можно не изучать сложные науки, а набрать в штат квалифицированного бухгалтера, финансиста, экономиста, но как проконтролировать, что они будут вести дела честно и если уж не по высшему классу, то хотя бы добросовестно? Опять же, решения могут быть разными: например, привлечь независимых аудиторов и на основании их заключений делать выводы. Но это решение не всем по карману. Аудиторские услуги стоят, в зависимости от сложности работ, от 20 до 70, а то и больше долларов в час. Выборочная проверка небольшой фирмы со штатом 10 человек и годовым оборотом в 15 миллионов рублей обойдется в 3-4 тысячи долларов.

Даже в крупных компаниях, которые могут себе позволить нанимать дорогих бухгалтеров и аудиторов, руководителю далеко не всегда удаётся держать руку на пульсе своих финансовых потоков. Однажды один из авторов стал свидетелем случая, когда подчинённый с гордостью отрапортовал основателю известной торговой марки, что «показ моделей в ГУМе запущен!». Владелец в недоумении спрашивает:

-         Какой показ?

-         Показ нашей новой коллекции, Вы же сами сказали!

-         Я ничего не говорил!

Потом он махнул рукой, отпустил подчинённого и продолжил беседу. А собеседнику сказал: «Я только обмолвился как-то, что, может быть, в ГУМе попробовать показ устроить… И процесс пошёл! Арендовали место, поставили подиум, и денежки потекли! Мои денежки!».

Получается, что проблема контроля своих собственных денег – это нерешённый вопрос для бесчисленного множества компаний, фирм, организаций во главе с нашим дорогим российским государством.

Каково же решение? Как контролировать доход, минимизировать расходы и обеспечить процветание своей компании, не тратя на это много времени и средств? Кажется, что необходимо какое-то революционное открытие, какое-то сверхновое решение в области управления финансами. Но его не будет.

Точнее, его не будет, потому что оно уже есть. Это технология финансового планирования, разработанная американским менеджером и исследователем Роном Хаббардом. Рассмотрим, чем же она не похожа на то, что применяется в большинстве отечественных компаний.

Первое и, на наш взгляд, самое приятное отличие – это лёгкость в понимании и применении. Здесь не нужно читать учебники по финансам, изучать бухгалтерский учет и другую серьёзную литературу, т. к. технология Хаббарда рассчитана на обычного грамотного человека, а не на профессионального аудитора.

Второе отличие заключается в том, что эта система действительно работает и ограждает предприятие от финансовых кризисов.

Попытаемся на конкретном примере показать, как это происходит. Возьмём организацию, которая занимается торговлей или производством. Её финансовые потоки достаточно легко представить. За проданную продукцию поступают деньги, которые, в свою очередь, идут на производство или закупку новой продукции. Этот круговорот будет продолжаться до тех пор, пока расходы не станут превышать доходы. После этого начнут происходить сбои в закупке материалов или товаров, фирма залезет в долги, и как результат – организация катится по нисходящей спирали к краху. Довольно знакомая ситуация. На место разорившейся организации придет следующая. Нам с вами не интересен такой финал для своей фирмы. Решение, предложенное Роном Хаббардом, заключается в разделении бесконечного потока «доходы-расходы-доходы-расходы и т.д.» на мелкие циклы протяжённостью в одну неделю. Т.е. за неделю собирается весь доход и точно так же собирается весь расход в виде пришедших счетов от сторонних организаций или заявок от персонала на приобретения. В конце недели весь собранный валовой доход (выручка) распределяется по стандартной, утверждённой учредителем схеме. За правильное распределение средств отвечает бухгалтерия.

Предположим, фирма занимается предоставлением услуг.  Весь её валовой доход (Gross Income) за неделю – 100%. Схема распределения средств может выглядеть так (цифры здесь носят иллюстративный характер, в реальности они могут быть другими):

10% - учредителю,

15% - налоги,

15% - на рекламу и продвижение,

10% - резерв,

30% - зарплата (включая связанные с ней налоги и отчисления).

20% - прочие расходы (включая аренду).

Заканчивать финансовую неделю и начинать следующую удобно в четверг, т.к. если есть срочные счета, их можно оплатить в пятницу. Да и с точки зрения управления персоналом и компанией, такая система зарекомендовала себя очень неплохо.

К схеме распределения средств мы ещё вернёмся, а пока составляем список расходов, которые нам придется сделать в ближайший месяц-два. Это ежемесячные расходы на аренду, коммунальные услуги, услуги связи, расходы на производство, зарплату, налоги и, в идеале, взносы в фонд резервных накоплений фирмы. Список этих расходов может быть увеличен в зависимости от специфики бизнеса. Имея список регулярных расходов фирмы, считаем, сколько в среднем фирма тратит (или должна тратить) в неделю. В итоге мы будем иметь две цифры: сумму валового дохода за неделю и усреднённую сумму расходов. Сравнив суммы, можно оценить обстановку. Если доход  намного превышает расходы – это замечательно, но если наоборот - надо бить тревогу. Чем раньше справиться с этой ситуацией, тем меньше времени и денег понадобится на стабилизацию. Первым шагом на пути к улаживанию ситуации будет анализ расходов и деление их на группы. Расходы необходимо разделить на три вида:

-         необходимые срочные расходы,

-         необходимые не срочные расходы,

-         излишние расходы. Это может быть смешно, но при тщательном анализе, вы найдете такие расходы.

Далее, одобряем только срочные необходимые расходы и проводим такую жесткую политику еженедельно. Схема распределения средств, приведённая выше, в этом помогает. Такая система позволяет тратить только то, что заработано.

Финансовое планирование проводится раз в неделю. Хаббард рекомендует заканчивать финансовую неделю в четверг, в 14:00. До конца рабочего дня есть время на все операции, связанные с финансовым планированием и планированием деятельности компании на следующую неделю. Перед тем, как планировать расходы предстоящей недели, планируется доход, который будет получен на той же неделе, т.е. до следующего четверга. Имея точный план по доходу, можно более рационально планировать расходы. Например, исключить такую ситуацию, когда вместо финансирования действий по получению дохода, деньги тратятся на корпоративную вечеринку.

При такой системе руководители компании тратят время на решение финансовых вопросов один раз в неделю. Представляете, сколько внимания и времени руководителя при этом высвобождается?

На самом деле в этой статье изложен схематично лишь маленький кусочек технологии, позволяющей сделать предприятие более преуспевающим. На Западе её уже давно и с успехом применяют тысячи компаний. В нашей стране технология управления Хаббарда, включая систему финансового планирования, еще только находит своих сторонников, но их с каждой неделей становится всё больше.  Один такой учредитель компании написал нам: «Предприятие наше существует с 1991 года и ввести какие-то изменения в область бухгалтерии и финансов было очень трудно. С января 2002 года мы ввели финансовое планирование, но не недельное, а ежемесячное. Летом плавно перешил на еженедельное и… о чудо!!! У нас появились деньги!». Желаем и вам того же!