10 Стереотипов В Организации Мероприятия. Часть 2

6. Корпоратив – это когда все зажигают.
Когда-то на заре зарождения event-рынка в России наша работа была легка и непринужденна, и ограничивалась наймом артистов, коллективов и шоу в различных вариациях. Видение руководителей Компаний и наше о том, что корпоративный праздник - это выделение определенного бюджета на стол и артистов, и чтобы всем было весело, пьяно и не скучно, совпадало. Шампанское лилось рекой, звезды эстрады различных величин хрипло завывали в микрофон популярные в то время мотивы, а на следующее утро сотрудники просыпались усталыми и похмельными, восстанавливая по пазлам прошедший вечер, и сетуя на руководителей - «лучше бы деньгами отдали».

Однако, времена меняются к лучшему. Корпоративное мероприятие сегодня – это уже не расход средств, а вложение капитала в развитие Компании и метод решения корпоративных задач.

Русский менталитет таков, что праздник должен быть Праздником, и это неплохо. Но мы умеем заставить праздник работать на успех бизнеса и развитие отношений в Компании, встраивая в мероприятие множество инструментов, помогающих превратить его в эффективное   Событие.  Постепенно ценности меняются в сторону здорового отдыха и образа жизни. И именно поэтому, Компании, продолжающие по старинке выбрасывать деньги на корпоративное мероприятие - «массовый загул», подчас оказываются в позиции аутсайдеров, как на рынке привлечения кадров, так и в области имиджевого позиционирования во внешней среде.

Решение: У Вас намечается корпоративное мероприятие. Используйте его с максимальной пользой и выгодой для Компании. Составив перечень задач, которые Вы хотите решить при помощи События, Вы, совместно с менеджерами нашего агентства, вырабатываете наилучшие инструменты, подходящие к особенностям и характеру именно Вашего бизнеса. Выстроив Событие таким образом, Вы одновременно убиваете двух зайцев – устраиваете классное запоминающееся мероприятие и получаете бонусы в виде развития корпоративной культуры, улучшения взаимодействия внутри коллектива, правильного транслирования ценностей Вашей Компании и многое другое.

7. В одной знакомой компании такой тип вечеринки прошел на ура, значит, и у нас будет отлично.
Как ни странно, но такой подход к организации корпоративной вечеринки встречается довольно часто.

«Мариванна принимала чесночную настойку, и ей помогло. А мне почему-то не помогает, жжется, да и родственники косо смотрят.
А у Мариванны что было?
Ревматизм.
А Вы от чего лечились?
А я – от геммороя….».
(с) Малахов+

Характер и особенности каждой Компании неповторимы. И это связано со множеством факторов, начиная от направленности бизнеса или специализации Компании и заканчивая составом и количеством ее сотрудников. Вы посетили или слышали об отличном мероприятии, организованном в другой Компании. Вас приятно удивили необычные перформансы или грамотно спланированный тимбилдинг, реально работающий на решение корпоративных задач. Но где гарантии, что такой тип мероприятия подойдет именно Вашей Компании? Возможно, активный рафтинг с сумасшедшим сплавом по горной реке будет воспринят Вашим коллективом, как опасное и неприятное действие. Но зато участие Вашей компании в съемках настоящего фантастического блокбастера пройдет на ура! Выбор идеи для будущего События – очень важный и тонкий момент. И опыт других компаний здесь - не лучший советчик.

Решение: Наши менеджеры помогут Вам провести диагностику особенностей и задач Вашего корпоративного мероприятия, и предложить подходящее уникальное решение, которое бы точно вписывалось в характер Вашей Компании. Проанализируйте все факторы, выделите Ваши отличительные черты, постарайтесь составить (и оживить) образ Вашей Компании. Удачное Событие – это не лотерея, а последовательность правильных и выверенных шагов к его успеху.

8. Я хочу контролировать каждый шаг менеджера агентства
В корпоративном мероприятии, как и в любом деле, есть глобальные цели, тактические задачи и маленькие, но не менее, важные шаги-подзадачи.  Когда Вам предстоит заняться вопросом организации корпоративного праздника, у Вас создается ощущение, что на Вас надвигается огромная лавина проблем, от каждой из которых зависит, хорошо ли пройдет  мероприятие или нет. Вы пытаетесь хвататься за все сразу и удержать в своей голове или записной книжке каждый нюанс – цвет и плотность бумажных салфеток, сколько лампочек должно быть в запасе у световиков, какая обувь должна быть у официантов и сколько клубничек будет в вазочке с  десертом.

Вы задаете миллион вопросов менеджеру агентства, проводя с телефонной трубкой долгие часы в течение несколько месяцев, и в итоге понимаете, что ни физических ни моральных сил у Вас не осталось, а под контролем ли все детали, Вы так и не понимаете.

Как правило, результатом такого подхода становится ситуация, что Вас уже не радует ни предстоящее событие, ни собственная работа, а чувство тревоги переходит в панику.

Решение: В организации события – лучшая схема – это идти от большого к малому, фиксируя основные промежуточные точки события. Как это работает?  Менеджер агентства составляет для Вас план работы по нескольким блокам предстоящего мероприятия с dead-line сроками и структурой их реализации. Каждый блок состоит из деталей-подпунктов, которые в свою очередь состоят из маленьких задач. Самый эффективный для Вас вариант – фиксировать выполнение глобальных блоков, в детальном описании которых указаны все детали каждого блока. Тогда Вы получите полную картинку – да, фуршет будет организован в таком-то шатре, декор и оформление будут выдержаны в выбранном стиле, скатерти и приборы будут соответствовать утвержденной концепции, а меню мы имеем возможность скорректировать в течение ближайших трех дней.

Оперируя крупными блоками с учетом деталей, Вы сэкономите время, сбережете нервы и будете понимать и видеть реальную ситуацию дел в подготовке и реализации Вашего События. Вам останется только контролировать, чтобы информация была предоставлена в обещанные сроки. А уж в этом вопросе Вы можете быть предельно требовательными!

9. Если эта идея нравится мне, значит, она должна понравиться и всем, кто будет на мероприятии.
Зачастую, проработав в Компании довольно долгое время, мы настолько вживаемся в ее характер и образ и ощущаем себя ее частью, что проецируем свое личное видение на общее видение коллектива. И здесь, благородное и хорошее желание «сделать как для себя, я выбираю лучшее, то, что понравилось бы мне» может сработать против общего результата.

Представьте, что Вам предстоит нарисовать психологический портрет человека… сложная задача, не так ли? А теперь, представьте психологический портрет Компании, состоящей из пятисот или тысячи человек, где каждый индивидуален, но задача – чтобы каждый остался доволен.

И помимо этого, есть еще и задачи единения команды таких непохожих персоналий, и стремление повысить лояльность к Компании, и трансляция имиджевых ценностей, как внутри коллектива, так и вовне. Безусловно, Вы чувствуете свою Компанию. Но совпадают ли Ваши вкусы со вкусами коллеги, сидящего через стенку от Вас? Проведите легкий, но интересный тест – спросите Ваших коллег, какой подарок они хотели бы получить на День Рождения. Уверяем, многополярность ответов Вас немало позабавит.

Решение: В процессе подготовки мы постоянно сталкиваемся с ситуацией, когда необходимо организовать Событие так, чтобы все остались довольны. И за годы работы научились лавировать между абсолютно разными мнениями и характерами и находить оптимальные решения. Но без Вашей помощи в этом вопросе нам не обойтись. Расскажите менеджерам Вашего проекта о том, какие люди работают в Компании, о предпочтениях и вкусах различных подразделений, об общем характере Компании и позиции руководства, и мы подберем для Вас идеальную концепцию.

10. Подготовка к мероприятию и его проведение – это моя личная головная боль
Специфика бизнеса в России сделала нас привычными к тому, что если не контролировать и не пинать подрядчиков, не разбираться в процессе самому, дело обязательно будет испорчено. С подобными ситуациями мы сталкиваемся повсеместно.

В результате, в автосервисах мы начинаем разбираться в двигателе нашего автомобиля лучше любого механика, в обустройстве собственной квартиры проходим все строительные специальности – от каменщика и маляра до электрика или сантехника, а в выборе турпутевки знаем все отели выбранного направления и условия в них так, словно уже десять раз там побывали.

Разумеется, опыт в приобретении новых профессий – полезное занятие. Но, не тогда, когда он становится вынужденным и отнимает время, которое хотелось бы потратить на более приятные и необходимые дела. Вы планируете мероприятие и заранее не ждете ничего хорошего от подрядчиков. И это не Ваша вина. К такому подходу Вас приучила суровая жизненная реальность.

Обращаясь в агентство, Вы готовы к тому, что весь процесс и сама реализация предстоящего корпоративного праздника ляжет на Ваши плечи. Вы тяжело вздыхаете, и не доверяя менеджерам, проходите весь непростой путь вместе с ними. Вы вникаете в детали работы event-менеджеров, прозваниваете всех подрядчиков мероприятия, еще раз уточняя, все ли в порядке, холодными осенними вечерами вы в очередной раз едете осматривать площадку, проверяя вместе с менеджером, правильно ли вбиты колышки, на которых будут установлены флажки. По ночам Вы пишете свой вариант сценария, который потом сами же бракуете, получив более оптимальный от агентства.

В итоге, Вы, простуженные и уставшие, приезжаете на мероприятие, и стараетесь не попадаться в объектив фотокамеры и не чихать во время выступления руководства. Вы приобрели еще одну профессию, которую, к сожалению, не занесут в трудовую книжку и не оплатят в качестве оклада.

Зато, Вы знаете, если наступят голодные времена, помимо Вашей основной специальности, Вы можете работать также – осветителем массовых шоу, советчиком звукорежиссера, вбивателем колышек в промерзлый грунт или ассистентом младшего помощника копирайтера с перспективой в младшие помощники.

Решение: Пожалуй, из всех наших советов, решение по этому вопросу – самое простое, и в тоже время самое сложное. Выбирайте правильное агентство, работающее по современным западным стандартам и по-настоящему, клиентоориентированное.

Первые признаки можно определить еще на этапе тендера. Обратите внимание на сроки подготовки первичного предложения, на его качество и соответствие Вашей заявке. Сравните уровни креатива и грамотного описания присланных концепций. На презентации предложения не стесняйтесь задавать менеджеру самые каверзные и сложные вопросы, и обратите внимание на его умение предлагать оперативные и правильные решения. Уточните, сколько человек, и каким образом будут задействованы агентством для реализации Вашего проекта. Одним словом, спрашивайте обо всем, что может быть важно для Вас и Вашей Компании.

Посетите проекты, организуемые агентством, и посмотрите на процесс и логистику проводимых мероприятий в режиме реального времени.

От того, насколько правильное решение Вы примете, выбрав наиболее профессионального исполнителя, и от четких договоренностей «на берегу», зависит Ваше будущее спокойствие и степень Вашего личного участия в организации корпоративного мероприятия. И если Ваш выбор будет сделан правильно, Событие пройдет отлично, а из минусов будет только отсутствие профессии event-менеджера в Вашем персональном перечне специальностей

Мы же в свою очередь желаем Вам множество позитивных корпоративных и личных Событий, и надеемся, что полученные знания помогут сделать их яркими и запоминающимися!

Успехов!

(с) Варвара Снигирева,

сценарист Команды ЕТ