1С:Бухгалтерия 8.0 – термины и приемы работы

Программа 1С:Бухгалтерия 8.0 легко осваивается любым бухгалтером, так как использует термины и методы, широко распространенные в бухгалтерском учете. Вместе с тем, как и подавляющее большинство бухгалтерских программ, 1С:Бухгалтерия не поможет, если ею будет пользоваться неквалифицированный бухгалтер, а человек, не сведущий в бухгалтерском учете, просто не сможет с ней работать. Программа обеспечивает учет и хранение первичных документов и построение различных отчетов, но не предлагает бухгалтеру готовые алгоритмы действий в любой ситуации. Бухгалтер должен сам выбрать, какую операцию следует выполнить в тот или иной момент.
Особенности бухгалтерского учета в организации определяются планом счетов, то есть списком используемых счетов бухгалтерского учета. Одновременно особенности налогового учета определяются планом счетов налогового учета. Вместе с типовой конфигурацией программы 1С:Бухгалтерия предлагается стандартный план счетов. В связи с принятой учетной политикой вашего предприятия вы можете самостоятельно выбрать необходимые счета, редактируя предложенный план счетов.
Различная информация, используемая программой при автоматизации бухгалтерского и налогового учета, хранится в справочниках. Некоторая информация, например, отдельные классификаторы Пенсионного фонда РФ, уже введена и не требует исправления. Информацию во многих справочниках следует ввести при начале работы с программой. К таким сведениям относятся, например, название и реквизиты организации. Часто справочники пополняются в процессе повседневной работы с программой.
Источником информации для бухгалтерского и налогового учета являются многочисленные первичные документы, и работе с ними в любой бухгалтерской программе отводится важное место. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например, следует отдельно выделить НДС, то программа автоматически выполнит нужные расчеты.
Прочие документы попадают в бухгалтерию из других подразделений или от сторонних организаций. В этом случае следует ввести документ в компьютер, не меняя при этом никакой информации. Конечно, в идеальном случае следовало бы воспользоваться сканером, чтобы ввести оригинальный документ в компьютер, а затем автоматически преобразовать его в вид, удобный для хранения, но в программе 1С:Бухгалтерия эта возможность не реализована, хотя для облегчения ввода используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. Любой документ при необходимости можно распечатать. Как введенные, так и созданные документы хранятся в программе, чтобы в любой момент их можно было просмотреть и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного документа и продуманная структура хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера.
К сожалению, документы в бухгалтерию не всегда попадают в установленный срок и в нужном виде. Иногда приходится вводить информацию не из документа, а по устному изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа позволяла изменять документы задним числом, и такие изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные после введения документа. В программе 1С:Бухгалтерия вы можете произвольно менять введенные ранее документы, пока не выполнены операции по закрытию отчетного периода.
Для удобства все введенные документы группируются в журналы, причем в каждом журнале находится множество однотипных документов. Чтобы ввести новый документ, следует открыть журнал, содержащий документы нужного типа, и добавить в него документ. Вы можете работать с платежными и кассовыми документами, счетами-фактурами и многими другими документами. Ввод и редактирование всех документов в программе выполняется с помощью специальных форм.
При ведении бухгалтерского и налогового учета основным понятием является операция, отражающая реальную хозяйственную операцию, которая ранее произошла в организации. Все введенные операции хранятся в журнале операций, который является основой для построения любого отчета в программе. Большинство операций создается автоматически на основе информации из первичных документов, однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем лучше бухгалтерская программа настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически, но на практике такое встречается достаточно редко. Некоторые регулярно выполняемые операции описаны в программе как типовые, что облегчает их выполнение, так как автоматизируются рутинные процедуры. Вы можете создавать свои собственные типовые операции, хотя для этого требуется достаточно хорошо знать особенности программы.
Любая операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал проводок. Это действие легко выполняется автоматически, так что вручную вводить проводки в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнале проводок. В программе различаются журналы проводок бухгалтерского и налогового учета.
Необходимость ведения налогового учета, наряду с бухгалтерским, существенно увеличивает нагрузку на бухгалтеров, однако использование программы 1С:Бухгалтерия помогает избежать двойного учета. Для ведения большинства налоговых регистров достаточно информации, получаемой из первичных документов, используемых в бухгалтерском учете. Добавив несколько документов, можно автоматически построить любой налоговый регистр, а также сформировать необходимую налоговую отчетность. При ведении налогового учета в программе автоматизированы многие регламентные работы, например, начисление амортизации или расчет стоимости списанных товаров.
Особенностью программы 1С:Бухгалтерия являются мощные средства аналитического учета. Для этого в плане счетов описаны признаки, по которым необходимо анализировать каждый счет. Справочник, в котором собраны используемые признаки, назван в программе «субконто». Для каждого счета можно задать несколько субконто. Например, у счета 45 «Товары отгруженные» в типовой конфигурации имеются три субконто – контрагенты, номенклатура и партии. При вводе операции по этому счету вы выбираете конкретного контрагента и вид товара, а также партию товара. В дальнейшем можно узнать, например, стоимость товаров выбранного типа, отгруженных конкретному получателю.
Результатом работы программы являются разнообразные отчеты, которые генерируются на основе информации из журналов проводок. Множество отчетов объединяются в три группы. Регламентированные отчеты предназначены для передачи документов в налоговую инспекцию и различные фонды. Стандартные отчеты позволяют получить информацию по интересующим разделам бухгалтерского учета. В третью группу объединен ряд специализированных отчетов, ориентированных на конкретный участок бухгалтерского учета.
Для удобства работы в программе 1С:Бухгалтерия имеется множество сервисных функций. Бухгалтер может использовать встроенный калькулятор, а для ввода дат – календарь. Имеются средства обмена данными с другими программами, а также средства совместной работы нескольких бухгалтеров. Также имеются и другие дополнительные средства.