Автоматизированные Системы Управления Долгами В Юридической Практике: Решения И Возможности

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич:

Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности

Информационно-технологический прогресс с каждым годом набирает обороты. Всего 20 лет назад высочайшими достижениями человечества считались калькуляторы, перфорированные карты и ЭВМ, а сегодня их возможности ничто, по сравнению с многофункциональностью мощных компьютеров, интернета, сотовой связи, которые стали незаменимыми спутниками человека во всех сферах жизни.

Одной из самых популярных для хранения и обработки информации, создания схем и графиков программ является Microsoft Excel. Многие пользователи также прибегают к возможностям почтового клиента Microsoft Outlook, в который встроены функции календаря, постановки задач, оповещения о встречах, созыва конференций, и бизнес-решений, предлагаемых смартфонами, коммуникаторами, планшетами, нетбуками и прочей карманной техникой. Однако все это является лишь первым шагом на пути к овладению сложными системами поддержки бизнес-процессов, такими как АСУД — автоматизированные системы управления долгами, состоящие из различных программных и технических средств. В качестве примера можно привести программу автоматизированных звонков на стационарный телефон с напоминанием о долге, эксплуатируемую Ростелекомом, SMS-сообщения о необходимости пополнения лицевого счета, сообщения по электронной почте от интернет-провайдеров.

Представляет собой АСУД базу данных и систему решения бизнес-задач, основанную на описании бизнес-процессов и обработке данных. Например, база данных о просрочках может выдавать отчет о клиентах, отличающихся низкой платежной дисциплиной. А введение в нее даты негативного постановления суда позволит своевременно получить напоминание о необходимости обжаловать решение. При этом менеджер по клиентам или юрист освобождается от обязанности наизусть знать все даты, сроки и задачи, каждый раз составлять новые договора и иски (система создаст их по шаблону), моделировать поведение клиентов и т. п. АСУД — это незаменимый помощник, успешно сочетающий информационные и управленческие решения.

Основные требования, предъявляемые к АСУД

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

АСУД может быть как готовым решением с однотипным набором возможностей, так и специально разработанной под нужды взыскателя системой, отвечающей всем рабочим задачам и функциям. Традиционно к автоматизированным системам управления долгами предъявляются следующие требования:

1. Низкие расходы на создание и поддержку. Они должны соответствовать тому эффекту, который ожидается от использования системы: если в организации насчитывается всего несколько должников, то для контроля их задолженностей достаточно будет самой простой и дешевой системы, но если количество должников  исчисляется сотнями и тысячами, то придется «раскошелиться» на более мощную систему управления. При оценке расходов следует учитывать и затраты по сопровождению — на абонентское обслуживание, обучение сотрудников, выезд специалиста и т. п.
2. 2.     Простота и удобство в использовании. Время, затрачиваемое на заполнение и работу с АСУД, не должно быть значительным. При ее создании не стоит стремиться ввести в базу все условия договоров, показатели производства в суде и  т. п. — следует сосредоточиться на ключевых для управленческого воздействия  и контроля показателях. Важно также, чтобы АСУД имела «дружеский» внешний вид с интуитивно понятным меню, была простой в освоении и использовании.
3. 3.     Соответствие бизнес-процессам. АСУД целесообразно выстраивать уже после формирования бизнес-процессов, дабы добиться полного соответствия логики функционирования АСУД задачам, которые ей предстоит решать впоследствии.
4. 4.     Обязательность АСУД. Если АСУД будет постоянно выключена, если она не будет пополняться новыми данными, то смысл ее установки сведется к нулю. Поэтому важно, чтобы технические параметры системы позволяли настраивать возможность ее принудительного включения на компьютерах. Более того, обязательность использования АСУД желательно утвердить на уровне организационно-распорядительных документов — это станет дополнительной защитой от халатности и недобросовестности ленивых сотрудников.
5. 5.     Верификация данных. Система должна давать возможность проверки «входящей» в нее информации на полноту и достоверность (для этого
6. 6.     можно использовать, например, функцию сопоставления с другими базами данных).
7. 7.     Безопасность. С целью исключения искажений, утери и кражи данных система должна иметь высокий уровень информационной безопасности, который исключит доступ к ней третьих лиц, ограничит возможности некоторых сотрудников «чтением» и предотвратит взлом».
8. 8.     Синхронизация (интеграция) процессов. Важно, чтобы АСУД не только обладала высокой функциональностью, но и взаимодействовала с популярными офисными и бухгалтерскими программами, телефонной связью, интернетом и пр.
9. 9.     Распределенность. Если АСУД устанавливается в многофилиальную сеть, в системе желательно наличие on-line поддержки для всех операторов.
10. 10.                       Изменяемость. АСУД должна иметь простые настройки, позволяющие изменять внешний вид, алгоритмы функционирования и пр.
11. 11.                        Скорость работы. Важно, чтобы система обладала высокой скоростью распространения и обработки информации, быстро загружалась, не зависала, не теряла данные. Особенно это актуально для систем, разветвленных по регионам, ибо запаздывание информации в итоге может привести к принятию управляющим субъектом неверного решения.
12. 12.                        Поиск информации. В системе целесообразно наличие поиска информации и построения отчетов по случайным параметрам и определенным фильтрам (датам, срокам, контрагентам, регионам, положительным и негативным решениям судов). При этом необходимо, чтобы каждый найденный параметр был «привязан» к контексту, делу, переговорам с клиентом и т. п.
13. 13.                        Рабочие места. Для руководителей важна возможность постановки задач и контроля хода их выполнения для каждого из рабочих мест.
14. 14.                        Обучение. АСУД должна сопровождать подробная и понятная инструкция пользователя, которая наряду с обучением, предоставляемым разработчиком, поможет прояснить все нюансы эксплуатации системы.

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

АСУД для профилактики возникновения проблемных долгов

Все существующие виды АСУД можно условно разделить на 2 группы: АСУД для поддержки профилактики возникновения проблемных долгов, а

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

также АСУД для поддержки Legal, Soft и Hard collection. Познакомимся с ними ближе.

АСУД для профилактики возникновения проблемных долгов позволяет свести воедино сведения о контрагентах, договорах, сроках оплаты и поставок и наладить анализ платежеспособности и правоспособности контрагентов. Базы данных таких АСУД обычно содержат:

• инструктивно-методологические материалы по договорной работе, к которым относятся рекомендованные и утвержденные в организации книги, статьи и т. д.;
• наименование (Ф. И. О.) контрагентов, фактические адреса, контактные данные, данные об имуществе и его проверках, сведения бухгалтерской отчетности;
• данные по договорам (реквизиты, размеры и сроки оплаты, поставки, спецификации товаров, сведения об исполнении/неисполнении договора и т. д.);
• данные об обеспечивающих исполнение обязательств договорах;
• сведения о согласовании договоров;
• данные о кураторах и исполнителях договоров;
• разного рода справочники (стоп-листы, базы поставщиков, ассортимент, сведения о конкурентах и пр.);
• базы световых копий документов (договоров, счетов-фактур, актов сдачи-приемки работ и т. д.).

В качестве основных  рабочих инструментов такие АСУД используют:

a)     шаблоны типовых договоров с функцией автоматического составления;

b)    калькуляторы цен, ежемесячных платежей, процентов, пеней;

c)     автоматические извещения о сроках, просрочках;

d)    системы автоматических задач (позвонить контрагенту при просрочке, подготовить претензию и т. п.);

e)     инструменты Collection scoring для оценки платежеспособности контрагентов, рисков невозврата задолженностей;

f)      функции планирования и оценки дебиторской задолженности, определения предельных лимитов для каждого должника;

g)     системы контроля и отчетности.

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

АСУД для досудебного взыскания долга, реструктуризации (Softи Hardcollection)

АСУД Soft и Hard collection интегрируются с системой профилактики возникновения долгов и занимаются бизнес-процессами, которые возникают после просрочки. Они включают в себя такие базы данных, как:

• инструктивно-методологические статьи и книги по взысканию долгов;
• информация о просрочках;
• данные о причинах просрочек;
• данные о звонках должникам и результаты по ним;
• сведения о направлении должникам писем и обратной связи;
• данные о встречах с должниками и результаты по ним;
• информацию о поступлении денег;
• сведения о поиске имущества должников;
• сканированные копии документов и электронные сообщения о согласовании решений;
• сведения о полном погашении долгов либо о передаче дел на Legal collection.

В качестве основных инструментов работы используются:

a)     анализ причин просрочки;

b)    выявление закономерностей по непогашениям долгов в зависимости от типа должников, их пола, социальной принадлежности, возраста и т. д.;

c)     анализ основных показателей степени эффективности предпринимаемых на данном этапе действий (какие суммы возвращены после звонка или письма должнику, встречи с ним);

d)    органайзер, включающий список задач и поручений, календарь событий, перечень контрольных дел, сроков;

e)     система генерирования задач и определения последовательности действий в зависимости от характеристик ключевых показателей;

f)      автоматическая система подготовки писем, сообщений, SMS-рассылок, телефонных звонков;

g)     синхронизация с мобильным телефоном (например, перенос на карту маршрута обхода должников);

h)    система согласования документов и решений;

i)       система контроля и отчетности.

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

АСУД для взыскания проблемных долгов через суд (Legalcollection)

АСУД Legal collection особенно актуальна для судебного взыскания проблемных долгов ввиду четкой технологии данного процесса и необходимости строго отслеживать сроки обжалования и последовательность действий. Особенно ее ценность возрастает при наличии в разработке свыше 100 судебных процессов (а значит, 100 исков, 100 сроков и дат), т. к. эффективно контролировать все эти параметры «вручную» не представляется возможным.

Поскольку данный вид АСУД является логическим продолжением двух предыдущих систем, то назовем ее особенности с учетом того, что многие данные (например, о договорах, контрагентах) уже присутствуют в системе или импортируются из доступных источников. Итак, базы данных АСУД по взысканию проблемных долгов в судебном порядке могут содержать:

• инструктивно-методологические материалы по договорной работе, к которым относятся рекомендованные и утвержденные в организации книги, статьи и т. д.;
• сведения о дате передачи материалов дела с Hard collection;
• данные о судебном деле (дата принятия иска к рассмотрению (предъявления), даты судебных заседаний, имена участников, сведения о встречных исках и других обеспечительных мерах, датах вынесения решения, результатах обжалования и пр.);
• сведения об исполнительном производстве (дата начала исполнительного производства, даты ареста имущества, первых и вторых звонков, сведения о наличии заявок и результатах торгов);
• данные о звонках контрагентам, встречах с ними, направленных претензиях;
• сведения об общей задолженности контрагентов, данные о взыскании/погашении денежных сумм;
• информацию об обнаруженном имуществе должников;
• справочники судей, судов, реквизитов, телефонные и адресные книги;
• сканированные копии документов (иски, определения, решения, жалобы, постановления приставов).

Основными рабочими инструментами АСУД выступают:

Адвокат Мелков Алексей Валерьевич "Автоматизированные системы управления долгами в юридической практике: решения и возможности"

шаблоны для заполнения процессуальных документов с функцией автоматического составления;

a)     функция расчета размера госпошлины;

b)    встроенный органайзер, поддерживающий календарь событий, список контрольных дел, задач и поручений, список сроков;

c)     система ручной и автоматической постановки задач сотрудникам;

d)    функция «принудительного» напоминания о делах, сроках, заседаниях и иных сведениях, которую можно снять исключительно приложением отчета о завершении задачи и получением одобрения со стороны куратора;

e)     система расчета KPI — основных показателей эффективности управления долгами на этапе взыскания: размер и процент полученных средств, соотношение дел, по которым были приняты решения, а исполнительное производство пока не стартовало, загруженности сотрудников;

f)      синхронизация с мобильным телефоном (например, карта мест судебных заседаний и календарь дат, загружаемые на мобильный телефон);

g)     функция согласования документов и решений (например, согласование необходимости обжалования с главой юридического отдела);

h)    система контроля и отчетности.

Описанные выше инструменты для АСУД являются лишь своеобразным «скелетом» возможностей этих систем, ибо их полный и необходимый состав во многом определяется характером бизнес-процессов и программно-технических возможностей компании. В любом случае, единая система, интегрированная в организацию, поможет улучшить внутренние коммуникативные отношения, сократит число неизбежных при передаче информации потерь, повысит эффективность и ускорит протекание всех бизнес-процессов, наконец, уменьшит влияние человеческого фактора, а значит, выведет компанию на новый уровень оказания услуг.