Организация Рабочего Времени Руководителя

Если тайм-менеджмент важен для рядового сотрудника, чтобы правильно организовать свое время, то представьте, насколько он важен для начальника. Ведь руководитель отвечает за успех общего дела и если он не умеет правильно организовать рабочий день, то оказывается погребенным под горой дел. Чтобы этого избежать, есть несколько основополагающих правил, которые пригодятся любому руководителю, которому все время не хватает времени.

Сходные по своей сути задания можно и нужно организовывать в единые блоки, для их выполнения. Если вам необходимо ответить на корреспонденцию, не нужно делать это утром, в обед и перед окончанием рабочего дня. Выделите один временной блок, в который вы ответите на все письма и факсы. Это поможет правильно настроиться на определенный тип работы и каждый раз не переключаться на что-то новое.

Не бойтесь выделить для себя не приемные часы, в которые вы вообще никого не принимаете. Даже если боязно, что вы пропустите важного клиента, то не назначайте ему время на нерабочие часы. Нельзя, чтобы двери вашего кабинета всегда были открыты, так вы никогда не сосредоточитесь на действительно важных делах. Нельзя чтобы ваш телефон всегда был в доступности, и вы каждый раз на него отвлекались. Он должен выключаться или ставиться на автоответчик, на время деловых поездок и важных встреч вне офиса. Только сосредоточившись на определенном деле, не отвлекаясь на случайных посетителей, звонки, письма и факсы, вы достигнете максимальной производительности.

Не превращайте переговоры и совещания в бесконечную беседу, когда вам нужно «обсосать» каждый вопрос. Все должно укладываться в 1 час рабочего времени, не больше. Этого достаточно, чтобы обсудить даже самую важную тему и выслушать всех выступающих. Это организует и вас, в том, что вы выскажете только суть вопроса и тех, кто захочет высказаться, так как времени у них будет в обрез. Самое важное это суть вопроса, все остальное оговорки и «вода», а они не приносят прибыли. Даже час времени руководителя стоит денег, которые он должен потратить на более насущные вопросы.

Все дела на день должны быть пронумерованы по степени важности, от единицы к бесконечности, так как дела руководителя, правда, бесконечны. И выполнять их нужно в этом же порядке, от самого важного, до самого последнего. Главный подводный камень тут, уметь отделять действительно важные дела, от мнимых. Часто то, то кажется важным, на деле оказывается малоэффективной затратой времени и средств. В условиях постоянного недостатка времени, нужно уметь выделять те дела, на которые уходит меньше времени и которые приносят максимум пользы. Всегда чем-то приходится жертвовать, но это плата за эффективность.

Те дела, которые может сделать другой человек, должен сделать другой человек. Если вы совсем ничего не можете доверить своим сотрудникам, то вы плохо подбираете и обучаете персонал. Значит, вам требуется набрать более квалифицированных работников или обучать тех, что уже есть. Учтите, что перекладывание ваших обязанностей на другого, должно отражаться на его заработной плате. Так как, помимо своей работы, он выполняет еще и дополнительную. Если этого не сделать, то не стоит надеяться на качественное исполнение делегированных поручений. Если сотрудник способен исполнять часть ваших дел не хуже вас, он должен цениться, так как ваше время стоит намного дороже его времени.

Если вам предстоит большое дело, то не пытайтесь сделать его сразу. Некоторые специально выделяют целый день, чтобы разом сделать большое дело, но это неправильно. В итоге, в этот выделенный день,  вас задергают другими делами, вы заболеете, отключат свет и вы опять ничего не сделаете. Разделите дело на несколько этапов и выполняйте постепенно. Так, даже если несколько этапов сорвутся, большая часть дела будет сделана и закончить будет куда проще, чем начинать с нуля.

Разделив большое дело на несколько частей, для последующего выполнения, не забудьте записать это в ежедневник. Скажем, если вы планируете разбирать бумаги неделю, то с понедельника по пятницу должны быть уже зарезервированы часы на это. Тогда вы не сможете на это время назначить что-то другое, и будете выполнять большое дело, в соответствии с намеченным планом.

Учитесь использовать пики своей работоспособности, для выполнения наиболее важных дел. Вы должны заметить, что в течение дня ваша работоспособность то поднимается, то падает. Скажем, после обеда, наступает период спада, хочется отдохнуть, может даже прилечь. После долгой поездки, вам точно понадобится хотя бы полчаса на то, чтобы «прийти в себя», поэтому назначать на это время что-то важное не стоит. Всегда учитывайте это в своей работе, чтобы к самым важным делам и вопросам подходить на пике работоспособности.

Это достаточно простые принципы, которые не являются панацеей для любого руководителя, но они точно не повредят. Так же они поспособствуют тому, что ваше время будет использоваться максимально эффективно, и работа будет выполняться не на бегу, в мыле и запаре, а вдумчиво и аккуратно.