Формализованное Описание Бизнес-Процессов - Необходимое Условие Комплексной Автоматизации Управлением Предприятием

Опубликованно: 15/07/2010 |Комментарии: 0 | Показы: 292 |

Рано или поздно, но руководство любого предприятия, хозяйственная деятельность которого требует привлечения труда многих десятков, а то и сотен сотрудников, приходит к мысли о необходимости создания комплексной автоматизированной системы. Дальше следует один из трех вариантов:

  • осуществляется поиск "подходящей" программной системы, покупка некоторых модулей такой системы и процесс их внедрения;
  • осуществляется поиск "подходящей" компании, занимающейся разработкой программных систем, заключается с ней договор и начинается процесс разработки и внедрения системы "под заказчика";
  • осуществляется поиск специалистов в области программирования, прием их на работу и создание ими в качестве сотрудников "своей" информационной системы.

Конечно, имеют место прецеденты компоновки таких вариантов. Однако, чаще всего, поставленная задача, все-таки, не решается. Это есть следствие объективно существующих проблем процесса создания комплексной автоматизированной системы, которые мы попытаемся раскрыть и показать пути их решения в данной статье.

Для начала сформулируем простые вопросы и дадим на них ответы.

КОМУ НУЖНА КОМПЛЕКСНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ?

Комплексная автоматизация управлением предприятия нужна лицу, заинтересованному в УВЕЛИЧЕНИИ ПРИБЫЛИ предприятия за счет повышения эффективности принимаемых управленческих решений. То есть, этим лицом может быть либо СОВЛАДЕЛЕЦ предприятия, либо МЕНЕДЖЕР ВЫСШЕГО ЗВЕНА УПРАВЛЕНИЯ, заработок которого напрямую зависит от прибыльности предприятия. В дальнейшем будем называть такое лицо Руководителем (не нужно путать с руководителем среднего и нижнего звена управления, заинтересованность которого носит, в основном, морально-этический характер).

ЧТО НУЖНО ПОЛУЧАТЬ ОТ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ РУКОДИТЕЛЮ?

Для повышения эффективности принимаемых управленческих решений Руководитель должен, в самом простом варианте:

  • планировать поступление денег;
  • планировать производственную деятельность;
  • планировать расходы.

То есть, лицо, заинтересованное в увеличении прибыли, ощущает необходимость в автоматизации УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА. При этом, чем больше предприятие, тем выше требования к степени автоматизации управленческого учета (бюджетирование по центрам ответственности, прогнозирование и оценка эффективности расходов по направлениям деятельности, построение системы сбалансированных показателей работы предприятия и расчет их количественного выражения и т.д.).

КАКОЕ УСЛОВИЕ ЯВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМЫМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА?

Система управленческого учета работает на данных, которые поступают с мест выполнения хозяйственных операций или, другими словами, на данных ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА. Для эффективного управленческого учета данные оперативного учета должны, как минимум:

  • поступать своевременно;
  • интерпретироваться в форме, позволяющей проверить их достоверность;
  • храниться в форме, позволяющей составлять аналитические выборки за предыдущие периоды.

То есть, необходимым условием автоматизации управленческого учета является грамотная АВТОМАТИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА.

КТО ВЛАДЕЕТ ЗНАНИЯМИ ОБ ОПЕРАТИВНОМ УЧЕТЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ?

Мы говорим о преуспевающем предприятии. То есть, знаниями о системе оперативного учета владеют руководители нижнего звена управления и сотрудники - "владельцы" бизнес-процессов. Им уже давно (в процессе успешного развития предприятия) делегировали эти полномочия. И, что самое важное, в подавляющем большинстве случаев они владеют "своей частью" и передают ее "методом наставничества" новым сотрудникам, которые появляются как вследствие роста организации, так и вследствие ротации кадров.

МНОГО ЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В КОНТУРЕ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА ПРЕДПРИЯТИЯ?

Если говорить об элементарных бизнес-процессах, то есть бизнес-процессах, которые являются последовательностью операций, выполняемых одним лицом, без привлечения внутри этой последовательности результатов деятельности других бизнес-процессов, то количество таких бизнес-процессов в контуре оперативного учета может исчислятся сотнями, а то и тысячами. И при этом они жестко связаны между собой потоками данных и (или) товарно-материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Таким образом, для комплексной автоматизации управления предприятием необходима автоматизация контура оперативного учета с изначальной постановкой четких целей по способам хранения информации, ее агрегирования и передачи в контур управленческого учета. Однако, данная задача, зачастую, становится трудноразрешимой в силу следующих объективно существующих причин:

  1. Особенности хозяйственной деятельности любого предприятия не позволяют полностью автоматизировать оперативный учет с помощью готовых программных решений. Такие программы необходимо дорабатывать или приводить бизнес-процессы хозяйственной деятельности к стандарту готового решения.
  2. Бизнес-процессы оперативного учета на предприятии могут быть не описаны в явной форме. Их суть и взаимосвязь находятся на уровне "интуитивных" знаний руководителей нижнего звена и сотрудников.
  3. При автоматизации оперативного учета руководство этим процессом осуществляется людьми, которые не имеют прямой заинтересованности в конечном результате автоматизации. Они заинтересованы только в облегчении собственного труда и труда своих подчиненных.


Для решения указанных проблем необходимо провести ОБСЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ.

Данная статья не преследует цель описания методологии формализованного описания бизнес-процессов предприятия, однако для общего ознакомления с сутью процесса сформулируем некоторые основополагающие понятия.

Операция - элементарное действие, приводящее к изменению состояния описываемой предметной области (документы, материальные и денежные активы и т.д.)
Бизнес-процесс - последовательность операций, независящая на момент выполнения от других операций
Функция - направление деятельности, для выполнения которого необходимо совершить определенные взаимосвязанные последовательности бизнес-процессов

Деятельность любого предприятия определяется целями, которые можно декомпозировать ("разложить") на функции. Степень декомпозиции должна быть достаточной для того, чтобы впоследствии можно было легко выстроить цепочку бизнес-процессов по выполнению элементарной функции.
Далее создается иерархическая структура бизнес-процессов "как есть". Структура строится на основании опроса экспертов - руководителей и владельцев бизнес-процессов. Ни в коем случае не следует понимать эту последовательность действий как "делай раз и делай два". В процессе создания структуры бизнес-процессов не раз придется вернуться к дереву функций и внести туда коррективы. Это достаточно трудоемкий итерационный процесс, который является основой качественных аналитических действий в дальнейшем. Если сравнивать обследование с построением дома, то дерево функций - это проект дома, а бизнес-процессы - это материалы для его построения. И если этот проект и материалы будут низкого качества, то в дальнейшем никакое мастерство строителей не поможет.
Для всех элементарных бизнес-процессов должны быть определены "входы" и "выходы", которыми могут являться документы, материальные и денежные активы и т.д. Эти "входы" и "выходы" являются не только элементами предметной области, над которыми совершаются операции бизнес-процессов по их изменению (логика этих изменений должна быть четко описана), но и связями, по которым выстаиваются цепочки бизнес-процессов по достижению функций.
Все элементарные бизнес-процессы должны быть связаны с владельцем - конкретным элементом штатного расписания организации. Собственно говоря, все бизнес-процессы штатной клетки составляют суть должностной инструкции, которой должен руководствоваться сотрудник, числящийся на данной клетке.
Следующая стадия - это реинжиниринг бизнес-процессов. То есть, необходимо:

  • выявить и устранить дублирование операций в ходе последовательности процессов по достижению цели;
  • устранить слабую формализацию пооперационного выполнения части бизнес-процессов;
  • определить ответственность конкретного сотрудника за бизнес-процесс, если она "размыта" между многими исполнителями;
  • определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации.

Следует отметить, что в рабочей группе проекта должны участвовать все менеджеры предприятия (руководители и "владельцы" бизнес-процессов), а руководить проектом со стороны заказчика должно лицо, заинтересованное в увеличении прибыли предприятия. Результатом проекта должны стать:

  1. Формализованное описание бизнес процессов хозяйственной деятельности предприятия.
  2. "Выстраивание" элементарных бизнес-процессов в процессные цепочки по достижению целей хозяйственной деятельности.
  3. Определение "жизненных циклов" документов в виде последовательности процессов их формирования, модификации, использования и хранения посредством описанных бизнес-процессов (формализация документооборота предприятия).
  4. Анализ полученных описаний и их модификация с целью повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия (реинжиниринг бизнес-процессов).

Результат проекта уже является формальной постановкой задачи автоматизации оперативного учета предприятия.
Полученный результат важен не только как первый шаг автоматизации предприятия, он сам по себе является "гигантским" шагом в налаживании регулярного менеджмента на предприятии (формирование положений о подразделениях, формализация должностных инструкций и т.п.) и основой для построения критериев оценки его эффективности.

И, напоследок, еще немного "о грустном" - о рисках. Предположим, что Вы - Руководитель, осознали важность проблемы, нашли консультантов, финансировали проведение обследования, получили отчет, соответствующий поставленной задаче. А где гарантии того, что полученный результат соответствует действительности, то есть, в описании учтены все бизнес-процессы и их описание позволяет однозначно интерпретировать суть деятельности? Даже если это не так, Вы, конечно, можете утвердить полученные должностные инструкции, можете провести оптимизацию полученных бизнес-процессов и обязать работать организацию по новому. Это, скорее всего, приведет к повышению эффективности - ведь, Вы все равно "продвинулись" в налаживании регулярного менеджмента. Люди поймут поставленные задачи, ведь до этого они работали в условиях устных договоренностей о правилах работы.
Однако, при создании автоматизированной системы по такому описанию могут возникнуть сложности. Ведь, компьютер - не человек. Любая "недоговоренность", неточность или слабо формализованное описание будет "растолковано" компьютеру программистом, и качество такого толкования будет контролироваться не Вами.
Кроме этого, есть еще одна проблема - жизнь меняется, меняется и Ваш бизнес. Если Вы получили результат обследования в виде "кипы бумаг", то оно рискует со временем превратиться в фотографию из старого альбома, которую можно показывать только гадалке, а врачу вместо себя не представишь. Конечно, сложность организации предприятия нельзя сравнивать со сложностью устройства человеческого организма, однако и здесь не все так просто. Для примера предположим, что количества бизнес-процессов документов и штатных клеток измеряются десятками. Уже только для такого небольшого числа количество их взаимосвязей может достигать десятков тысяч. То есть, для того чтобы результат формализации бизнес-процессов "поддавался" анализу и модификации все данные обследования должны заноситься при помощи специальной программы в базу данных, а формы анализа и отчетные формы генерироваться этой программой. Такие программы существуют, например, BPWin.

Для уменьшения рисков, прежде чем начинать проект обследования предприятия с целью формализованного описания бизнес-процессов, желательно соблюсти 3 условия:

  1. Описание деятельности любого подразделения со стороны заказчика должен утверждать его руководитель, который предварительно предупреждается о персональной ответственности за "свою часть проекта".
  2. Со стороны исполнителя нужно потребовать краткое предпроектное обследование, результатом которого должны стать предложения о применении возможных типовых решений автоматизации и определение приблизительной суммы проекта по внедрению программного обеспечения.
  3. Исполнитель должен обладать программной системой, в базе данных которой можно хранить все сложные взаимосвязи между функциями, бизнес-процессами, документами, элементами штатного расписания и т.д. Получив этот инструмент вместе с результатами обследования, Вы будете иметь возможность самостоятельно вести регулярную работу по формализации и анализу изменяющихся бизнес-процессов Вашей хозяйственной деятельности.

Ну, что ж, если Вас убедила наша статься, то пора начинать. Чем больше будет усложняться Ваш бизнес, тем сложнее и дороже будет провести работу по формализации бизнес-процессов Вашего предприятия. Путь труден, но результат того стоит! В последствии, Вы будете не наблюдать за автоматизацией, а управлять ею. Вы будете готовы к посещению "светлого супермаркета комплексной автоматизации", а не мерять "тришкины кафтаны", которые время от времени Вам будут приносить.

Источник статьи: http://www.rusarticles.com/upravlenie-statya/formalizovannoe-opisanie-biznes-processov-neobxodimoe-uslovie-kompleksnoj-avtomatizacii-upravleniem-predpriyatiem-2835578.html

Обсудить статью

Кризис заставил руководителей отечественных компаний всерьез задуматься о необходимости оптимизации ключевых бизнес-процессов. В сложившейся экономической ситуации сэкономленные деньги - это заработанные деньги!

От: Василий Красноженовl Бизнес> Управлениеl 13/03/2009 lПоказы: 142

Прикладное решение 1С:Управление торговлей 8 рассчитано на ведение всех видов торговли и торговых операций. В данной программе реализованы основные функции учета, начиная от ведения справочников, ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

От: aprsoftl Компьютеры> Программыl 22/04/2015

Наиболее развитые компании уже активно используют информационные системы, которые позволяют решать значительное количество учетных и управленческих задач, эффективность бизнеса. Разработан ряд концепций, которые легли в основу различных систем автоматизации: Планирование необходимых материалов (MRP), Планирование производственных ресурсов (MRP II), KPI, BSC, система сбалансированных показателей... В статье рассматриваются требования к системам BPM (концепция управления эффективностью бизнеса).

От: Александр Беловl Бизнес> Управлениеl 06/08/2013 lПоказы: 20

Ищете способ повысить эффективность управления бизнесом? Хотите развить свое дело? 18 сентября с вами поделится опытом один из тройки лидеров рынка «1С» в России — компания «1С-Архитектор бизнеса».

От: Ларионова Анастасияl Бизнес> Управлениеl 05/09/2013

Поддержка малого и среднего бизнеса в России в официальных заявлениях часто декларируется как важнейшая цель и экономической, и социальной политики. И не без основания – на долю указанного класса в развитых странах приходится до половины всего внутреннего валового продукта.

От: aprsoftl Компьютеры> Программыl 11/12/2014

Структура программы Управление торговлей от фирмы 1с уникальна. За счет чего удалось реализовать настолько эффективное и практически совершенное управление торговлей в этом программном продукте.

От: Алексейl Бизнесl 05/01/2009 lПоказы: 60

На предприятии ОАО «Дзержинское оргстекло» возникла необходимость внедрения новой системы автоматизации. Причиной данной необходимости стало то, что существующая на предприятии система не отвечала требованиям управленческого учета. Для автоматизации различных видов учета была выбрана современная erp-система «1С:Управление производственным предприятием».

От: aprsoftl Компьютеры> Программыl 25/12/2014

Внедрение отраслевого решения "Апрель Софт: Бухгалтерия позаказного производства" значительно упрощает процесс работы и сокращает затраченное время сотрудников ЗАО "НПФ Техноякс".

От: aprsoftl Пресс-релизы> Бизнесl 28/01/2014

В марте 2015 года в компанию 1С:Апрель Софт обратилось современная торговая компания ООО "Алми" с вопросами по автоматизации розничной торговли. Компания запустила новое для себя направление – торговля продуктами питания и непродовольственными товарами с доставкой на дом.

От: aprsoftl Компьютеры> Программыl 22/04/2015

Принятие решений пронизывает всю управленческую деятельность, решения принимаются по широкому кругу задач управления. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений...

От: Ефременко Владимир Ивановичl Бизнес> Управлениеl 02/07/2013 lПоказы: 280

Обнаружение промахов при ведении бухгалтерского и налогового учета. Выявление промахов, препятствующих развитию бизнеса. Исполнение рекомендаций по их исправлению.

От: b2bconsul Бизнес> Управлениеl 01/07/2013 lПоказы: 132

Если Ваш сайт представляет собой продуманную маркетинговую концепцию, то продажи вы можете осуществлять силами только двух человек: маркетолога и менеджера.

От: Ольгаl Бизнес> Управлениеl 13/06/2013 lПоказы: 106

Думаю каждый задавался вопросом: «Как разбогатеть с нуля?», жажда денег посещает многих. Стать богатым не сложно, надо изменить способ мышления и взгляд на вещи!

От: Denisl Бизнес> Управлениеl 12/06/2013 lПоказы: 181

Какова типология конфликта и пути их решения можно найти в данной статье.

От: Шанчурова В.Г.l Бизнес> Управлениеl 12/06/2013 lПоказы: 240

Чтобы повысить эффективность работы организации необходимо помнить о мотивации персонала.Именно в данной статье можете ознакомится с правилами и видами мотивации работников.

От: Шанчурова В.Г.l Бизнес> Управлениеl 12/06/2013 lПоказы: 135

Работа и карьера. Какие преимущества карьерного роста для работника, как правильно ее выбрать в чем должны быть уверены? Ответ на этот вопрос можно увидеть в данной статье.

От: Шанчурова В.Г.l Бизнес> Управлениеl 11/06/2013 lПоказы: 66

Внедрение изменений в систeму управления, направлено на улучшение и на повышение эффективности работы персонала предприятия.Но не всегда это может быть направленно на положительную динамику развития организации. С какими задачами и трудностями можно столкнуться, вы можете ознакомиться в данной статье.

От: Шанчурова В.Г.l Бизнес> Управлениеl 11/06/2013 lПоказы: 232

Согласно постановлению КМУ №1332, действующему с 15.12.2009г., необходимо внести изменения в расчет оплаты больничных листов по беременности и родам. Предлагаем вашему вниманию реализацию этого постановления и краткий алгоритм действий пользователя в системе "Бизнес.Персонал".

От: Natalil Компьютеры> Программыl 23/06/2010 lПоказы: 2,443

Описание методов и приемов, применяемых при автоматизации расчета индексации заработной платы с использованием базового периода индексации, суммы прожиточного минимума, публикуемых индексов потребительских цен и суммы начисленной зарплаты.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 15/02/2010 lПоказы: 788

Описание методики настройки и расчета типовой средней зарплаты в системе "Бизнес Персонал" с учетом специфики расчета зарплаты на предприятии и изменений в законодательстве.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 07/04/2009 lПоказы: 8,133

При изменении требований законодательства Украины по статистическим и другим регламентированным отчетам возникают серьезные проблемы в обеспечении соответствия программного комплекса новым условиям. Статья посвящена описанию режимов ведения оперативного учета в системе "Бизнес персонал", позволяющих вводить в систему информацию, на основании которой в последующем без проблем формируются различные статистические и аналитические отчеты.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 19/03/2009 lПоказы: 7,031 lКомментарии: 1

Описание оригинальной методики формирования доплаты до среднего значения при автоматизации расчета заработной платы на предприятии. Доплата до среднего в нарядах сдельного труда.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 16/03/2009 lПоказы: 813

Описание различных форм оплаты труда. Особенности автоматизации сдельной оплаты труда. Реализация автоматизации сдельной оплаты труда в системе "Бизнес Персонал" с учетом специфики расчета зарплаты на предприятии.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 11/03/2009 lПоказы: 14,534

Описание методики расчета ежемесячной суммы резерва отпусков и проведения ежегодной инвентаризации отпусков на основании информации, накопленной в базе данных по учету персонала.

От: Natalil Компьютеры> Программыl 05/03/2009 lПоказы: 8,532
Блок автора
Категории статей
Quantcast